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¿Cuáles son los beneficios de la digitalización de documentos?

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Los tiempos cambian, y lo hacen para todos. Las empresas tienen que adaptarse a los nuevos tiempos, y uno de los aspectos fundamentales y más importantes a tener en cuenta tiene que ver con la digitalización de documentos. Es posible, sobre todo en el caso de empresas con una larga tradición y que ya llevan muchos de actividad, que haya una enorme cantidad de documentos antiguos en papel. Hay que tener en cuenta que hace unos años, la tecnología no estaba tan avanzada como en la actualidad, y las empresas almacenaban todos sus documentos en papel, que ocupan una gran cantidad de espacio y hacen que sea mucho más difícil conseguir llegar a ellos, además de que por algún incidente o accidente llegaron a perder muchas empresas documentos muy importantes para su organización, tales como facturas, comprobantes, etc.

Aquí entra en juego la digitalización de documentos, un proceso que tendrán que seguir  la mayoría de las empresas, ya sea por falta de espacio o por adaptarse a la tecnología actual. Esto permite poder tener todos aquellos documentos almacenados en el ordenador, de una forma más segura y cómoda, pudiendo acceder a cualquiera de ellos en apenas unos segundos.

Para realizar la digitalización de los documentos, se suele utilizar el escaneo de documentos, siendo la opción más eficaz.

Principales beneficios de la digitalización

Sin duda el beneficio principal de la digitalización de documentos es el ahorro de dinero y de espacio. La posibilidad de pasar cientos o miles de documentos en papel al ordenador, te permitirá contar con un mayor espacio en la oficina y poder aprovecharlo para incluir mobiliario o realizar cualquier tipo de actividad.

Es mucho más seguro, ya que una vez hayas digitalizado los documentos, puedes realizar diferentes copias de seguridad para asegurar que no los perderás. Además, podrás ponerle una clave de acceso en el ordenador, por lo que únicamente podrán acceder a ellos las personas que tú decidas.

Por supuesto, la comodidad es otro de los principales aspectos a destacar. Tener aquellos documentos antiguos en el ordenador, te permitirá acceder a ellos sin ni siquiera levantarte de la silla del ordenador, ahorrando en tiempo y ganando en comodidad. Además, encontrar el documento exacto entre cientos diferentes, puede ser una tarea realmente complicada.

Una vez los tengas en el ordenador, tendrás total libertad para distribuir los contenidos que desees a través de correo electrónico, dispositivos USB u otros diferentes dispositivos electrónicos, sin necesidad de tener que realizar copias ni tener que esperar a que sean entregados. La digitalización de documentos además te permitirá poder exportar la información a cualquier otro programa externo, sin ni siquiera tener que volver a teclear la información.

GESTIÓ DOCUMENTAL optimizamos la gestión de custodia y digitalización de todos los documentos de mayor importancia que pertenezcan a su empresa, los cuales requieren una mayor atención y un servicio estrictamente confidencial.

Somos un equipo de profesionales comprometido con nuestros clientes en la reducción de los costes mediante una gestión racional de sus archivos y en cumplir con lo estipulado en la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos y legislación concordante) y así evitar las importantísimas sanciones previstas en dicha ley, las cuales van desde los 900 € (para la infracción más leve) hasta los 600.000 €.

Convierte un documento en papel en un documento accesible desde un ordenador.


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