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Custodia de archivos: ¿Cómo se realiza?

Cada vez es más importante conocer las necesidades específicas para una correcta custodia de documentos. Conocer la legalidad vigente al respecto y contar con acceso rápido a la información es primordial. Por ello, dejar en manos de una empresa especializada la gestión documental y custodia de archivos evita muchos quebraderos de cabeza. Confiando en profesionales especializados se puede ahorrar tiempo a los empleados, optimizando así mejor los recursos humanos.

Son varias las razones por las que las empresas especializadas en la custodia de archivos y todo lo relacionadocustodia de archivos con los procesos de gestión documental ofrecen un valor añadido a las sociedades que demandan este tipo de servicios. En este sentido, una empresa privada no puede estar continuamente pendiente de los diferentes cambios legislativos en este campo concreto.

Las empresas especializadas le asesorarán en la correcta optimización de los procesos de gestión y custodia de sus archivos. Con un servicio externalizado cualificado en conservación y archivo de su fondo documental. Así mismo, además de repercutir favorablemente en la productividad de su empresa, mejorará áreas tan importantes como la seguridad y el nivel de confidencialidad de sus archivos.

A continuación se detallan los diferentes pasos de un proceso de custodia de archivos a modo de ejemplo:

1. – El Transporte

La empresa organiza la recogida de toda la documentación, teniendo en cuenta la ubicación de origen. Toda esa información será trasladada completamente en condiciones de seguridad desde la empresa hasta la custodia de archivos definitiva.

2.- El Inventario

Definida la clasificación de los archivos y para una correcta gestión documental se procederá a su organización definitiva en el centro de custodia. Simplemente, hay que señalar que el inventario puede generar subgrupos de documentación como:

– Escaneo de documentación.

– Documentación para su custodia (sin digitalizar).

– Documentación a destruir. Este es un apartado especialmente sensible, ya que se necesita de un servicio acorde con la aplicación de la Ley Orgánica de Protección de Datos.

3.- El control de entrada al archivo y su posterior consulta.

Este apartado hace referencia al acceso a dicho fondo documental. La empresa encargada de gestionar el archivo de forma externa velará por prestar especial atención al acceso a la información solo por parte de personal autorizado. Además de la posibilidad de disponer de informes periódicos de las consultas realizadas de la custodia de los archivos.almacenaje de documentos

Por último, cabe destacar que los diferentes procesos de custodia de archivos podrán variar según las necesidades que presente la sociedad que los solicita. Actualmente no cabe duda de que en la Sociedad de la Información el acceso a nuestra base documental de forma inmediata y segura se hace indispensable. Solo aquellas empresas que están especializadas en custodia documental, legalidad vigente y tecnologías de la información son capaces de gestionar eficientemente los documentos y repercutir con sus servicios en una mayor productividad de la empresa.

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