Permite un mayor espacio y una mejor organización

Actualmente, la mayoría de PYMEs tienen en marcha un proceso de digitalización de  documentos con el objetivo de simplificar la búsqueda y el manejo de información de todo tipo de archivos, tratando de facilitar al máximo los procesos administrativos de los usuarios, así como evitar quedarse atrás en un momento en el que la tecnología es fundamental.

La digitalización de documentos es un proceso que resulta muy útil para cualquier tipo de empresa, organismo o institución, y les permite mejorar la calidad de sus servicios, ahorrando una gran cantidad de dinero y de tiempo, además de generar grandes beneficios. La digitalización de documentos puede ahorrar hasta el 20% del volumen anual de la empresa.

Y es que todas las empresas cuentan con una gran cantidad de información en papel, sobre todo aquellas que cuentan con una larga trayectoria profesional y llevan muchos años de funcionamiento, ocupando una gran cantidad de espacio y haciendo que sea mucho más complicada la organización y la consulta de éstos.

La digitalización de documentos se encargará de pasar todos esos documentos en papel a un ordenador, consiguiendo una mayor organización y un acceso mucho más sencillo. Teniendo la información digitalizada y dentro del ordenador, puedes encontrar cualquier documento de forma rápida. Además, el mantenimiento y la conservación de los documentos estará totalmente garantizada, ya que podrás hacer todas las copias de seguridad que necesites, sin tener que volver a imprimir ni preocuparte por el espacio.

Se puede digitalizar cualquier documento que esté en papel, como facturas, albaranes, contratos o planos de la empresa entre otros.

¿Cómo realizar la digitalización de archivos?

Muchas empresas, al ser un trabajo que requiere detenimiento y dedicación, optan por contratar  el servicio de digitalización a alguna empresa externa. Aunque no resulta demasiado complicado, si que hay que tener varias cosas en cuenta y asegurarse de que no se queda ningún documento por el camino durante la digitalización.

Además, es importante que los documentos cuenten con una serie de requisitos, como que tengan un formato homologado o que tenga una resolución mínima de 200 pixels, para asegurar que se verá a la perfección en la pantalla del ordenador.

Ventajas de la digitalización

Tal como comentamos anteriormente, la digitalización permite disfrutar de un mayor espacio, al tener todos los documentos informatizados y guardados dentro de un ordenador o de los diferentes dispositivos de almacenamiento. A niveles económicos, aunque el precio de una fotocopia es similar al de una imagen digitalizada, las fotocopias no pueden utilizarse en ningún sistema informatizado, resultan mucho más incómodas y además tienen muchas más posibilidades de dañarse.

Respecto a la visibilidad, los documentos digitalizados también ofrecen un mayor número de posibilidades, ya que mientras un documento en papel únicamente lo puede consultar una persona a la vez, un documento digital se puede compartir y puede ser visto a la vez por las personas que sean necesarias. Además, la digitalización permite que el acceso a los documentos sea mucho más sencillo, lo que hará que la productividad aumente.

La seguridad que ofrece la digitalización también es un aspecto muy importante, pudiendo proteger los archivos con contraseñas, asegurándote que únicamente accederán a ellos quien tú quieras.

¿Quieres ahorrar tiempo y dinero? Digitaliza tus documentos con nosotros, nos encargaremos de regular el acceso a las instalaciones de cómputo, a los archivos, a los datos, y a los procesos o servicios del sistema de acuerdo a tus necesidades. Escribirnos a barcelona@gestiocumental.net y nosotros te llamamos.

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