Empresas de destrucción de documentos. Hacia la “oficina sin papeles” en el siglo XXI.


En una época en donde la información es muy fácil de robar y los datos personales son cada vez más importantes, las empresas deberían optar por utilizar cada vez menos papel. Sin embargo, la cantidad de hojas que se utilizan actualmente es muy grande y se corre un gran riesgo de que todos esos datos puedan caer en manos equivocadas. Por este motivo, las empresas de destrucción de documentos son tan relevantes.

empresa destruccion docuementosCon la ley vigente actual, este fenómeno deberá buscar un nuevo rumbo y encontrar la manera de digitalizar u optimizar la documentación. Las empresas deberán tener un archivo que cumpla con todos los requisitos de seguridad y que no sea fácil de vulnerar.
Previamente, deberán contratar a empresas de destrucción de documentos para que se encarguen de todos los papeles a eliminar. Seguramente que habrá un respaldo físico en una hoja, pero la mayoría será digital y cifrado por los mejores códigos.
Además de por motivos de seguridad, de esta manera se gana en operatividad y sencillez al realizar cualquier tipo de operación. La persona encargada de esta área solo tendrá que apretar una tecla y tendrá en segundos todo el resultado de su búsqueda.

Las oficinas del futuro

Sin cambiar demasiado en el formato y la manera de trabajar, las oficinas serán muy distintas en el futuro cercano. La decoración y utilización de muebles será muy similar a la de estos días, pero la forma de trabajo será totalmente distinta. Cuando se ingrese a estos lugares, se verán más ordenadores que papeles y estantes con carpetas.

Los papeles solo estarán en algunos casos puntuales y como un respaldo por si la información digital falla o es errónea. En sí, no se usará casi nunca y todo lo que sean firmas o formularios se hará en formato digital a través de dispositivos similares a una tablet.

Con este método no solo se contribuye a colaborar con el medio ambiente y reducir los daños al ecosistema, también se logra que los tiempos de consulta sean más rápidos y eficaces porque todo se puede consultar desde un ordenador. No es necesario estar buscando por letras o números o por un expediente en particular.

destrucción de documentosSi bien la ley busca proteger los datos y en forma colateral brindar ayuda en el combate contra la deforestación, lo que logra es optimizar la eficacia de cada empresa en la atención al cliente y todas sus tareas administrativas. Además, obliga a contratar empresas de destrucción de documentos habilitadas para realizar la eliminación de documentos personales.

Si se necesita realizar ediciones de algún documento en particular, se puede hacer online y en tiempo real sin tener que hacer reimpresiones o nuevos formularios. Es más sencillo incluso hasta en el trabajo de equipo porque se puede compartir a distintos dispositivos desde un solo lugar sin que todos tengan que esperar su oportunidad para ver el documento. Pero si se quiere que sea privado, se cifra y nadie puede acceder.

La seguridad de los datos en primer lugar

Uno de los problemas más serios que tenían las empresas y grandes entidades del mundo son los documentos en papel es que eran fáciles de hurtar o de manipular por cualquier persona que tenga malas intenciones. El futuro cercano indica que esta problemática se terminará porque todo estará digitalizado y las claves las tendrán unas pocas personas y cada vez que un archivo sea observado quedará registrado por el mismo sistema. Cuando ocurra el traspaso al formato digital, las empresas deberán contratar empresas de destrucción de documentos para eliminar todo tipo de datos personales.

En pocos años, cada persona podrá estar tranquila de sus datos sabiendo que están protegidos y cifrados bajo las normas más estrictas. Otro aspecto positivo es que puede ser almacenada en la nube y actualizarse las veces que se crea necesario.

Gestió Documental
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