Digitalización
Para poder evitar este tipo de incidencias. existe en el mercado la posibilidad de digitalizarlos y escanearlos.
La digitalización es un proceso que permite el almacenamiento de información en grandes cantidades, haciéndola residir en redes informáticas, a las que se podrá acceder de una manera inmediata desde cualquier punto conectado. Este proceso le generará unos importantes beneficios tanto en ahorros de espacio físico en su empresa, como ahorros de tiempos de gestión.
Con este sistema, a través de un password exclusivo y secreto para cada cliente, permitimos garantizar un fácil acceso online a sus documentos digitalizados.
La digitalización será realizada por personal especialista, el cual obtendrá imágenes de alta calidad a partir de la documentación original.
En GESTIÓ DOCUMENTAL, escanearemos e introduciremos la información dentro del apartado “área clientes” para que usted y a quien usted autorice, pueda realizar, desde cualquier lugar y en cualquier momento, todas las consultas que necesite de forma ágil y totalmente segura.
Este servicio se compone de varias fases:
PREPARACIÓN
Se podrá realizar antes, durante o después de su preparación intelectual incluyendo los pasos a seguir:
- Retirar y eliminar documentos duplicados, rutinarios y formularios no útiles.
- Separar cada página, obteniendo así una continuidad cronológica entre un documento y otro.
- Enumerar u ordenar los documentos de un mismo expediente.
- Llevar un control estricto de los documentos que se van digitalizando.
- Guardar los originales en cajas adecuadas para su conservación, cuando éstos se vayan a conservar permanentemente.
DIGITALIZACIÓN
Cuando se va a seleccionar un sistema de digitalización es necesario:
- Que todo nuestro sistema sea compatible con el sistema ofrecido.
- Transferir la información ya digitalizada para que pueda ser tratada en el nuevo sistema.
En GESTIÓ DOCUMENTAL, protegeremos los documentos digitalizados de su empresa con nuestros soportes de alta calidad, conservados en condiciones ambientales adecuadas, y llevaremos un control de la cantidad de los datos almacenados en el soporte.
CONTROL DE CALIDAD
Para obtener una buena calidad de la imagen GESTIÓ DOCUMENTAL:
- Dispondrá de un equipo informático calibrado correctamente y ajustado con las necesidades del cliente.
- Efectuará una prueba con un muestreo de documentos al cliente antes de inicializar la digitalización.
GRABACIÓN DE DATOS E IMÁGENES EN SUS SISTEMAS
Las imágenes de los documentos digitalizados se pueden grabar:
- En nuestros servidores garantizando en todo momento la seguridad y confidencialidad de la información.
- En los servidores del cliente.
- En otras ubicaciones y formatos.
CONSULTAS Y ARCHIVO
En GESTIÓ DOCUMENTAL.NET nos encargaremos de regular el acceso a las instalaciones de cómputo, a los archivos, a los datos, y a los procesos o servicios del sistema por parte de usuarios, y estableceremos así un nivel y tipo de acceso de acuerdo con las necesidades del cliente.
SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD GARANTIZADAS POR ESCRITO.
EL TRABAJO BIEN HECHO.
