La gestión documental aporta transparencia a las administraciones públicas | Gestió Documental La gestión documental aporta transparencia a las administraciones públicas – Gestió Documental

La gestión documental aporta transparencia a las administraciones públicas


Permite acceder a la información de una manera mucho más sencilla

gestio documental custodia documentos barcelona digitalizacion de documentos (14)aLa gestión documental implica un proceso de custodia, protección y destrucción de datos personales, así como de protección y de custodia, que deben tener muy en cuenta las empresas. Son muchos los documentos en papel que se almacenan en una empresa, sobre todo si la empresa ya cuenta con una larga trayectoria. Documentos importantes y que son necesarios mantener, pero que al estar en papel, ocupan demasiado espacio y se muestra muy complicado el poder acceder a ellos.

Lo ideal es digitalizar esos documentos, y pasarlos del papel al ordenador, y en esto consiste principalmente la gestión documental. Se trata de un conjunto de diferentes técnicas que se encargan de administrar todos los documentos de una empresa, de una manera detallada y especializada. A través de la gestión documental se puede recuperar la información almacenada en una empresa y digitalizarla para tenerla en el ordenador, valorar los documentos que merece la pena y que están en disposición de guardarse, así como eliminar los que ya no tengan validez alguna, y prestar una especial importancia a la conservación de los documentos más valiosos.

Esto permitirá que se pueda acceder a la información de una forma mucho más fácil y eficaz, además de garantizar la máxima seguridad y la conservación de los documentos, que al estar almacenados en el ordenador, se pueden realizar todas las copias de seguridad que sean necesarias, por los usuarios autorizados.

Además, es una manera de aportar transparencia a la empresa, ya que al digitalizar los documentos, se facilita el acceso y se pone a disposición de quién la necesite, toda la información necesaria. Tal como marca la actual Ley de Transparencia, las empresas deben contar con fácil acceso a la información que pueda requerir cualquier administración pública u organismo.

Imprescindible garantizar la seguridad de los datos personales

En los últimos años, la seguridad de los datos personales ha obtenido una gran importancia, ya no solo de cara a proteger a los usuarios, también para proteger los datos personales que pueda almacenar una empresa en su archivo. Si hablamos de seguridad de datos personales, hay que prestar especial atención a la Ley de Protección de Datos, que actúa como una revolución respecto a cómo tratar los datos personales.La ley considera la información como un bien personal que debe protegerse, y que se muestra como los derechos que tienen los usuarios, a la vez de obligaciones para la empresa.

El usuario debe estar informado de cualquier cambio que se produzca en su fichero, como añadir información, personas que acceden a ella o modificar datos. Esto es una obligación para las empresas responsables de dichos ficheros, que tienen que informar a la Agencia de Protección de Datos de los cambios que se produzcan en los ficheros de sus clientes.

Con el objetivo de garantizar la seguridad de la información personal de los clientes, la Ley de Protección de Datos marca unos criterios que tienen que ver directamente con la custodia y la destrucción de los datos personales, según el nivel de seguridad que presenten.

Conocer el nivel que le corresponde a cada documento, así como garantizar la seguridad de los datos personales, es una tarea complicada y que requiere dedicación, además de que se necesitar tener los conocimientos adecuados y los medios necesarios. Para estos casos, el asesoramiento y los servicios que ofrecen las empresas de gestión documental es una garantía a la hora de asegurar la protección de los datos personales de la empresa.


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