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Ventajas del escaneo de documentos para las empresas

La digitalización de documentos es ese proceso por el que la documentación impresa en papel de que dispone la empresa es transformada en un soporte digital que puede ser procesado por cualquier medio informático, siendo accesible desde un ordenador o desde cualquier otro dispositivo conectado al sistema, de manera rápida y cómoda.

La necesidad del escaneo de documentos para empresas

Plantearnos a estas alturas si el escaneo de documentos para empresas es beneficioso o no para las mismas, quizás resulte algo insólito.

Digitalización documentos

Digitalización documentos

Evidentemente, lo es, pero es que, más allá de las indudables ventajas de tener digitalizada toda la documentación de papel, en la actualidad resulta impensable que una empresa medianamente seria no haya abordado ese procedimiento que tantos problemas le puede solucionar, en el presente y en el futuro.

Naturalmente, será necesario escanear toda esa documentación, que a veces puede ser voluminosa. Pero, lo positivo es que solo habrá que hacerlo una vez y que las ventajas superan, con mucho, a los inconvenientes de este proceso.

Ventajas de la digitalización de documentos: seguridad y fácil almacenamiento

Pero no podemos hablar de las ventajas de la digitalización o escaneo de documentos para empresas si no concretamos esos beneficios. Con solo pensar en la seguridad y la facilidad de almacenamiento, se justificaría la necesidad para casi todas las empresas.

Respecto a la seguridad, la digitalización de la documentación de la empresa aporta beneficios en dos aspectos, físico y nivel de acceso a la información:

Se evitan los riesgos propios de la información está recogida en papel, como el deterioro del paso del tiempo, robo, destrucción por fuego, agua, o incluso vandalismo o negligencia de algunas personas.

El acceso a puede estar controlado con niveles diferentes de permiso, para autorizar a diferentes categorías de usuarios.

En cuanto al almacenamiento, es evidente la reducción del espacio necesario para todos esos archivadores y estantes, pudiendo almacenar la documentación en DVD’s o discos duros.

Fácil manejo de documentos digitalizados

Es evidente que el escaneo de documentos para empresas facilita enormemente el manejo de toda esa documentación, evitando engorrosos procedimientos de búsqueda y manipulación de montones de papeles.

gestionarchivoLa agilización de la consulta inmediata es espectacular, al ser accesible desde infinidad de medios digitales, no solo desde el ordenador personal, sino desde teléfonos móviles o tablets. Indudablemente, esto aumenta la productividad de los empleados, que ya no necesitan desplazarse de su puesto de trabajo para buscar esa documentación.

Los documentos se pueden compartir inmediatamente, utilizando las redes sociales, email o cualquier otro sistema electrónico y se pueden imprimir desde cualquier impresora si aún es necesario el soporte físico. Eso disminuye considerablemente los gastos de envío.

Los documentos digitalizados ayudan a eliminar otros elementos anclados a la empresa tradicional.

Objetivo ineludible para cualquier empresa es minimizar en lo posible los gastos que ocasiona su actividad. El escaneo de documentos para empresas permite eliminar algunos elementos de la oficina tradicional, suponiendo considerable ahorro.

Se acabaron, o disminuyeron notablemente, fotocopiadoras, gasto en tintas y tóner. Al mismo tiempo se consigue una reducción drástica del consumo del papel y los gastos que acarrea.

No debemos olvidarnos que con la digitalización de la documentación estamos dando un paso fundamental para ayudar al medio ambiente, disminuir la contaminación que se produce en todo el proceso de fabricación del papel.

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