Factor clave para las estrategias de ahorro de costes de las empresas 

La digitalización de documentos es una práctica muy llevada a cabo por la mayoría de empresas que almacenan grandes cantidades de documentos en papel. Pero a la hora de la digitalización de facturas, hay que tener unas cuantas cosas en cuenta, y es que no se trata simplemente de una forma de eliminar papel y aumentar el espacio de la oficina, si no que se muestra como un factor clave dentro de las diferentes estrategias de ahorro de costes que siguen las empresas.

Aún así, también es posible que llegue un momento en el que si tienes demasiadas facturas acumuladas, se haya creado una buena montaña de papeles en tu mesa de trabajo, siendo realmente complicado poder encontrar la que estás buscando. Por lo que la digitalización de facturas tampoco estará de más en estos casos.

Digitalización de facturas

Para que una factura digital pueda ser considerada como válida ante cualquier administración pública o la Agencia Tributaria, es imprescindible que esté homologada y cumpla con una serie de requisitos técnicos. Se necesita utilizar un formato que esté homologado, como el ISO 19005, el PDF, el JPEG o el TIFF. Para garantizar que la factura sea visible, es importante que el escaneo de los documentos tenga una resolución mínima de 200 pixels, para así asegurar que se vaya a ver bien en la pantalla del ordenador.

La factura debe contar con una firma digital para así garantizar su autenticidad y una mayor seguridad, y hay que utilizar un software homologado para ello.

¿Cuáles son sus ventajas?

Son múltiples las ventajas que ofrece la digitalización de facturas a una empresa. Además de permitir la modernización de las empresas, también permiten disfrutar de una mayor organización y de un proceso de facturación mucho más rápido.

Ahorro en papel y envíos: El gasto es mínimo.

 Mayor productividad: Al no tener que buscar las facturas ni perder tiempo en encontrarlas, el tiempo para trabajar aumenta, y con él la productividad. Cuando tienes demasiadas facturas en papel, puede ser un auténtico caos encontrar la que necesitas, mientras que una vez las tengas en el ordenador, las tendrás lista en apenas cinco minutos. Disfrutarás de una localización inmediata de cualquier factura y cualquiera de sus datos.

Es una manera de asegurar que los documentos llegarán a tiempo, y evitar posibles demoras en la transacción de documentos tanto de cobro como de pago.

¿Cómo realizar la digitalización de las facturas?

Existen diferentes herramientas a la hora de realizar la digitalización de las facturas, aunque sin duda la más utilizada, dada su comodidad y su sencilla utilización, son los escaners. Es el objetivo principal a nivel de hardware, y te permitirá digitalizar tus facturas de una manera eficaz, mientras cumples con los diferentes requisitos establecidos respecto al tipo de formato y a la resolución, tal como comentamos en la primera parte del post.

A nivel de software, es fundamental contar con alguno que sea homologado por la AEAT (Agencia Tributaria). Se trata de softwares especializados que además de la digitalización de las facturas, permiten otros usos muy recomendables para cualquier empresa, tanto por su interés como por la eficacia que suponen. La posibilidad de utilizar metadatos, la firma electrónica de los documentos y la catalogación de las facturas y de cualquier otro contenido gracias al sistema de reconocimiento óptimo de caracteres.

Sin duda, la digitalización de las facturas supone un aspecto fundamental para los circuitos de automatización de procesos, a los que cada vez se suman un mayor número de empresas con la idea de no quedarse atrasadas respecto a las empresas de la competencia.

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