Es un hecho que en todas las empresas existe una gran cantidad de documentos en papel, que están guardados en viejos archivadores que no hacen más que coger polvo. Esto cada vez es menos común, debido a los avances informáticos de la actualidad, pero sobre todo en las empresas más antiguas, es habitual encontrar una gran cantidad de documentos almacenados en papel.

Documentos que resultan importantes y que no se pueden perder, pero que ocupan un espacio que podría aprovecharse y resultar fundamental para la comodidad de la oficina. De hecho, la ley te prohíbe deshacerte de cualquier tipo de documento oficial hasta que no hayan pasado un mínimo de diez años, por lo que estás obligados a conservarlos.

Para estos casos, lo ideal sería apostar por un servicio de guarda y custodia de documentos, lo que te permitirá continuar conservando los documentos, pero de una forma mucho más cómoda y sencilla, mientras ahorras el espacio que necesitas. Actualmente, existen una gran variedad de empresas que ofrecen este servicio y que se encargaran de gestionar y almacenar los documentos tanto para la administración pública como para empresas de carácter privado.

Pasos a seguir para guardar y custodiar documentos

Lo primero que hay que realizar para proceder a la guarda y a la custodia de documentos, es realizar un estudio documental en el que se valore las necesidades de cada proyecto. Hay que tener en cuenta el lugar en el que están almacenados los documentos, ya que dependiendo de ello, habrá que apostar por una estrategia u otra. El tipo de contenedores también es importante, ya que la guarda y custodia de documentos no se realizará de la misma forma en documentos que estén guardados en carpetas, archivadores, carpesanos… el número de contenedores en total también es un aspecto muy importante.

Tampoco está de más saber si existe una base de datos en las que queden registrados y se identifiquen los contenidos que hay almacenados. Esto facilitaría enormemente la tarea.

Recoger la información en las instalaciones

Es importante tener claro el proceso a seguir para recoger la información pertinente. No importa el lugar en el que esté almacenada la información, ya que siempre se recogerá directamente del lugar en el que se encuentra, ya sea un almacén, un piso o la propia oficina. Se realiza a través de los medios de transporte que disponga la empresa, y se envía directamente desde el lugar de recogida hasta las instalaciones de la empresa que se encargará de guardar y custodiar los documentos.

Una vez la información está en las instalaciones, hay que pasar a escanear los documentos para tenerlos informatizados y listos para guardar en el ordenador. Sin duda, algo totalmente necesario dadas las facilidades y las comodidades que supone.

Cuando ya ha quedado toda la información informatizada, habrá que crear una base de datos en la que queden almacenados todos los documentos una vez informatizados. Esto te permitirá tener conocimiento de los documentos que se han archivado y poder acceder a ellos de una forma mucho más sencilla.

Custodia de documentos

A través de diferentes sistemas informáticos adaptados especialmente a la gestión documental, se puede acceder a cualquier documento de la forma más rápida, cómoda y segura.

Las empresas también ofrecen un sistema de seguridad para garantizar la conservación de los documentos. Por lo general, estos sistemas de seguridad están compuestos por sistemas anti incendios con detección de humos, diferentes cámaras de vigilancia, agentes de seguridad… Por último, deben garantizar la máxima confidencialidad.

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