Es imprescindible en una empresa dar a los archivos y documentos toda la importancia que merecen. Una gestión correcta y un tratamiento adecuado de los mismos evita el grave riesgo de pérdida y favorece un considerable ahorro de espacio y tiempo. La digitalización de archivos le ayuda a conseguir estas ventajas, y en Gestió Documental somos especialistas en el proceso de digitalización. A continuación te explicamos cómo funciona.
Introducción a la digitalización de archivos
La digitalización de archivos ayuda de forma notable a la gestión documental al transformar los documentos físicos en otros de soporte digital. De esta forma se favorece la accesibilidad a dichos escritos que quedan incluidos en una base de datos virtual ofreciendo gran precisión y rapidez en la gestión.
Esta es una de las principales ventajas que se obtiene de la conversión digital de los documentos, sin embargo, es fácil disfrutar de otros muchos beneficios derivados de esta práctica.
* Ahorro de espacio al tratarse de archivos virtuales y no documentos físicos.
* Ahorro de tiempo en la gestión gracias a la funcionalidad de las bases de datos a las que se accede mediante el uso de palabras clave secretas y personales para cada cliente.
* Gran compatibilidad de los formatos .doc y .pdf que pueden visualizarse en una enorme diversidad de terminales electrónicos, así como en distintos sistemas operativos.
* Gran versatilidad en el acceso. A través de los sistemas de la empresa, se podrá acceder a cada archivo desde cualquier lugar cuando sea necesario.
* Los archivos digitales son totalmente editables y permiten la realización de cambios sin perjudicar su apariencia, su calidad, su validez o su conservación.
Cómo digitalizamos tus archivos
Para la correcta digitalización de archivos, Gestió-Documental escanea sus documentos con la intención de obtener una versión virtual de los mismos. De esta forma, los escritos de su empresa pueden ser tratados mediante un eficiente programa informático permitiendo que los soportes físicos se guarden en las condiciones más adecuadas para su conservación o se destruyan en caso de no ser necesarios.
El control de calidad es muy importante para garantizar unos servicios plenamente satisfactorios a los usuarios de Gestió-Documental. Por esta razón, el soporte informático cuenta con todas las garantías de calibración y ajuste a las necesidades particulares de los usuarios.
De igual forma, es posible disfrutar de una demostración previa a la digitalización de archivos para conocer de antemanos las propiedades de los servicios ofrecidos.
Cómo acceder a tus archivos una vez digitalizados y almacenados en nuestras instalaciones
El acceso a los documentos virtuales digitalizados se hará de forma controlada garantizando la privacidad y regulando las condiciones de acuerdo con las necesidades de cada cliente.
El uso de claves y de servidores de confianza, ya sean de Gestió-Documental o del propio cliente, garantizan la confidencialidad y la seguridad de los datos volcados en el sistema.
Gracias a la experiencia y profesionalidad, usted podrá contar con todas las ventajas de la digitalización de archivos y disfrutar de los beneficios en su empresa.
