Implementación de la custodia de archivos
Especialistas en custodia de documentación
Contáctenos para que le informemos sobre nuestra custodia documental
Como implementar una buena custodia de documentos administrativos
Sencillamente, las empresas acuden a este tipo de servicios ante una falta de espacio en sus instalaciones, la ausencia de equipos técnicos y tecnológicos de almacenamiento y la carencia de un personal especializado en gestionar documentos. Mediante la custodia de documentos administrativos, podrá gestionar mejor el espacio en sus instalaciones.
¿Por qué contratar nuestra empresa de custodia de documentos?
Ya sea por necesidades legales o por cuestión de espacio, muchas empresas están confiando el almacenaje y custodia de su archivo documental a terceros. Esta opción supone un gran avance, ya que ninguna empresa se puede permitir la perdida total o parcial de su documentación.
En nuestras instalaciones con vigilancia 24 horas y control de temperatura, sus documentos contables, contratos o facturas están seguros.
Con nuestro sistema de organización y almacenamiento usted podrá consultar en cualquier momento la información que necesite, ya sea visitando nuestras instalaciones o pudiendo contratar el servicio de entrega.
Custodia de archivos fisicos
Por ley, las empresas que están obligadas a conservar registros durante un período de tiempo específico, sin un sistema de archivo de documentos en funcionamiento, el papeleo puede volverse abrumador e incontrolable. Con nuestro sistema podrá olvidarse des este aspecto y centrarse en su empresa por completo.
La mejor solución para la custodia documental
Desde Gestió Documental, gestionamos la recogida, realizamos inventario de los archivos y los ubicamos en nuestras instalaciones diseñadas y acondicionadas para la correcta conservación y seguridad de los documentos.
Tiempos legales para la conservación de documentos
Tal y como se registra en la Legislación Mercantil y su código contable, se establece en su artículo 30 que: “Los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros.”
Esto es muy importante, ya que en cualquier momento podemos recibir una auditoría externa y el no tener los documentos puede ser motivo de sanción.
Como algo significativo a destacar sería, que la empresa de custodia hiciera un servicio integro, desde la recogida de los archivos en las instalaciones del cliente, a ser posible con flota y personal propios, como encajar, etiquetar y realizar inventario de toda la documentación que entra en el centro de custodia.
Realizar un correcto inventario, proporcionará agilidad a la hora de realizar consultas y el envío al cliente.
Sus documentos a buen recaudo
Gracias a nuestro sistema de gestión documental. Su documentación estará colocada según su orden y especialmente protegida en estanterías instaladas dentro de contenedores con precintos de seguridad, a los que solo podrá tener acceso el mismo cliente, o la persona debidamente autorizada. En definitiva, nos ocupamos de todo el proceso de custodia de sus documentos.
Que características de servicios ofrecemos en nuestra empresa de custodia de archivos
La empresa que contratemos tiene que cumplir con todas las medidas de protección y conservación para la custodia de documentación:
Sistemas de protección contra incendios
Sistemas de protección de intrusión o robo
Sistemas de protección preventiva de agua
Sistemas de protección preventiva de suministro eléctrico e iluminado.
Sistemas de protección contra plagas urbanas
Condiciones climáticas
Limpieza de instalaciones
¿Dónde contrato una empresa de custodia de documentos?
Nuestra empresa esta situada en la zona metropolitana de Barcelona nos hace perfecto para todas las empresas situadas en Barcelona y alrededores. Por eso podemos ofrecer servicio de custodia de documentación en todas las ciudades que les listamos a continuación.
servicio de custodia
Custodia Abrera
Custodia Badia
Custodia arberá
Custodia Barcelona
Custodia Castellbisbal
Custodia Cerdanyola
CustodiaCornellá
CustodiaEsparragera
Custodia Girona
Custodia L´hospitalet de llobregat
Custodia Lleida
Custodia Molins de rei
CustodiaSabadell
Custodia Sant Feliu de Llobregat
Custodia San Joan d’espí
Custodia st Andreu de la barca
Custodia tarragona
Custodia Terrassa
