Empresa de custodia documental

Implementación de la custodia documental

¿Necesita implementar un sistema para la custodia de su archivo?

SI no conoce este beneficio para su empresa o necesita más información sobre el servicio de custodia que le ofrecemos desde Gestió documental no dude en contactar o seguir leyendo para conocer mejor en que consiste la custodia de información.

Beneficios de la custodia de información con nuestro sistema

Los beneficios de contar con una empresa para custodiar documentos son muchos. Los más destacados son:

  1. Aumento de la eficiencia de la empresa: es un sistema que facilita todos los procesos y ahorra tiempos de busca.
  2. Perfecta organización: los documentos adquieren el mejor orden, por categorías, haciendo que cualquier trámite a su negocio sea más sencillo.
  3. Incremento de la productividad: su empresa puede ser mucho más productiva y resolutiva en todas sus acciones, lo cual favorece tanto a sus trabajadores como a sus clientes.
  4. Seguridad y protección: si quiere tener siempre sus documentos perfectamente salvaguardados, la custodia documental es la mejor opción. Tendrá todo bajo su control.
  5. Recuperación: en caso de tener sus archivos digitalizados y sufrir cualquier incidencia, los podrá recuperar fácilmente. Esto le aportará mayor tranquilidad y confianza.
    Son, sin duda, grandes beneficios para cualquier corporación.

¿Qué puede hacer una empresa con una adecuada custodia de documentos de archivo?

Entre las tareas de la empresa se encuentran la gestión, la ubicación y la custodia de la información.

Sencillamente, las empresas acuden a este tipo de servicios ante una falta de espacio en sus instalaciones, la ausencia de equipos técnicos y tecnológicos de almacenamiento y la carencia de un personal especializado en gestionar documentos. Mediante la custodia de documentos administrativos, podrá gestionar mejor el espacio en sus instalaciones.

custodia archivos

Esta es la razón por la que, en ocasiones, el personal dedica más tiempo y recursos en la ejecución de la mencionada tarea, lo que ralentiza determinados procesos. Por tanto, cuando una empresa adquiera los servicios de custodia de documentos, podrá:

1. Ofrezcemos seguridad y custodia

El proceso de custodia está enfocado a la mejora de aspectos importantes relacionados con el uso y configuración de la información. La base de este servicio, por tanto, es garantizar la seguridad y conservación de todo documento físico o electrónico.

2. Simplifique los procesos de auditoría:

Para aumentar el puntaje del control de calidad y llevar a la empresa a una mejora continua, cada empresa debe someterse a auditorías internas y externas, una custodia de documentos bien realizada permite una mejor gestión, ya que el cliente tendrá el control de toda la información organizada. por su importancia y su tipo.

Además, en base a la oportunidad de acceder a la matriz de contenido mediante un software especializado, es posible conocer las propiedades y ubicación del documento.

3.Hacer procesos administrativos más rápidos y eficientes :

Auditorías computarizadas, codificación por tipo, organización estratégica, categorización por prioridades y depuración de información desactualizada. Todo esto contribuye a la consolidación de procesos y tareas más eficientes y con mejores resultados.

custodia documentos

Como se implementa la custodia documental

Son muchos los puntos de control a lo largo del proceso, que permiten mantener claras estrategias para la obtención de logros documentales.

Entre los puntos de control más relevantes se encuentran:

  • Almacenamiento y gestión.
  • Etiquetado por códigos y referencias.
  • Condiciones de conservación y seguridad.
  • Infraestructura e interfaz óptimas para garantizar el acceso.

Esto permite identificar:

  • Condiciones del documento.
  • Tiempos de conservación.
  • Disposición final.

¿Por qué contratar nuestra empresa de custodia de archivos?

Ya sea por necesidades legales o por cuestión de espacio, muchas empresas están confiando el almacenaje y custodia de su archivo documental a terceros. Esta opción supone un gran avance, ya que ninguna empresa se puede permitir la perdida total o parcial de su documentación.

custodia documentos

En nuestras instalaciones con vigilancia 24 horas y control de temperatura, sus documentos contables, contratos o facturas están seguros.

Con nuestro sistema de organización y almacenamiento usted podrá consultar en cualquier momento la información que necesite, ya sea visitando nuestras instalaciones o pudiendo contratar el servicio de entrega.

Custodia de archivos fisicos

Por ley, las empresas que están obligadas a conservar registros durante un período de tiempo específico, sin un sistema de archivo de documentos en funcionamiento, el papeleo puede volverse abrumador e incontrolable. Con nuestro sistema podrá olvidarse des este aspecto y centrarse en su empresa por completo.

La mejor solución para la custodia documental

Desde Gestió Documental, gestionamos la recogida, realizamos inventario de los archivos y los ubicamos en nuestras instalaciones diseñadas y acondicionadas para la correcta conservación y seguridad de los documentos.

Tiempos legales para la conservación de documentos

Tal y como se registra en la Legislación Mercantil y su código contable, se establece en su artículo 30 que: “Los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros.”

Esto es muy importante, ya que en cualquier momento podemos recibir una auditoría externa y el no tener los documentos puede ser motivo de sanción.

custodia archivos

Como algo significativo a destacar sería, que la empresa de custodia hiciera un servicio integro, desde la recogida de los archivos en las instalaciones del cliente, a ser posible con flota y personal propios, como encajar, etiquetar y realizar inventario de toda la documentación que entra en el centro de custodia.

Realizar un correcto inventario, proporcionará agilidad a la hora de realizar consultas y el envío al cliente.

Sus documentos a buen recaudo

Gracias a nuestro sistema de gestión documental. Su documentación estará colocada según su orden y especialmente protegida en estanterías instaladas dentro de contenedores con precintos de seguridad, a los que solo podrá tener acceso el mismo cliente, o la persona debidamente autorizada. En definitiva, nos ocupamos de todo el proceso de custodia de sus documentos.

Que características de servicios ofrecemos en nuestra empresa de custodia de archivos

La empresa que contratemos tiene que cumplir con todas las medidas de protección y conservación para la custodia de documentación:

Sistemas de protección contra incendios

Sistemas de protección de intrusión o robo

Sistemas de protección preventiva de agua

Sistemas de protección preventiva de suministro eléctrico e iluminado.

Sistemas de protección contra plagas urbanas

Condiciones climáticas

Limpieza de instalaciones

custodia documentos

¿Dónde contrato una empresa de custodia de documentos?

Nuestra empresa esta situada en la zona metropolitana de Barcelona nos hace perfecto para todas las empresas situadas en Barcelona y alrededores. Por eso podemos ofrecer servicio de custodia de documentación en todas las ciudades que les listamos a continuación.

servicio de custodia

Custodia Abrera

Custodia Badia

Custodia arberá

Custodia Barcelona

Custodia Castellbisbal

Custodia Cerdanyola

CustodiaCornellá

CustodiaEsparragera

Custodia Girona

Custodia L´hospitalet de llobregat

Custodia Lleida

Custodia Molins de rei

CustodiaSabadell

Custodia Sant Feliu de Llobregat

Custodia San Joan d’espí

Custodia st Andreu de la barca

Custodia tarragona

Custodia Terrassa

El compromiso dedicado de Gestió Documental a los servicios de custodia de documentos le asegura el profesionalismo, la integridad, el trabajo arduo y la calidad que busca en una empresa de custodia. Nuestros valores nos convierten en un líder confiable en la industria de custodia de documentos.

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