¿Como empezar con la custodia de documentación?
La mejor opción dentro de las empresas de custodia documental
La seguridad, confidencialidad e integridad de la documentación son los pilares básicos de nuestro servicio de custodia de documentos. Por estos motivos, nuestro centro de custodia está equipado con diferentes sistemas y niveles de seguridad (control de acceso, perfiles de grupos y usuarios, acceso a funciones o datos específicos) para garantizar la integridad de los fondos documentales.
¿Qué ventajas ofrece la custodia de archivos?
La Custodia de archivo es una herramienta que ayuda a organizar y gestionar los archivos administrativos de una empresa.
Cuando tomamos la decisión de custodiar documentos, esta acción tendrá como objetivo aumentar la eficiencia de la gestión de documentos, ya que permite al usuario gestionar su documentación desde cualquier dispositivo y con total facilidad. Además, este sistema es perfecto para liberar espacio en la oficina y evitar que los archivos se pierdan o se estropeen por no tener un lugar adecuado para almacenarlos.
Por último, el servicio de pedidos a través de webservice es muy importante porque puede ayudar a mejorar el flujo de trabajo y aumentar las ventas del negocio.
empresa de custodia de documentos
CUSTODIA DE DOCUMENTOS
ES EL MOMENTO DE EXTERNALIZAR LA CUSTODIA DE SUS ARCHIVOS
¿Quiere que le llamemos nosotros?
¿Cómo trabajamos con los documentos en custodia?
Entre las tareas de la empresa se encuentran la gestión, la ubicación y la custodia de la información con base en la reglamentación en vigor.
Por medio de la custodia de documentos empresariales, va a poder administrar mejor el espacio en sus instalaciones.
Esta es la causa por la que, a veces, la plantilla dedica más tiempo y elementos en la ejecución de la citada labor, lo que ralentiza determinados procesos. Por consiguiente, cuando una compañía adquiera los servicios de custodia de documentos, podrá:
1. Ofrezcemos seguridad y custodia
El proceso de custodia está enfocado a la mejora de aspectos importantes relacionados con el uso y configuración de la información. La base de este servicio, por tanto, es garantizar la seguridad y conservación de todo documento físico o electrónico.
2. Simplifique los procesos de auditoría:
Para aumentar el puntaje del control de calidad y llevar a la empresa a una mejora continua, cada empresa debe someterse a auditorías internas y externas, una custodia de documentos bien realizada permite una mejor gestión, ya que el cliente tendrá el control de toda la información organizada. Por su importancia y su tipo.
Además, en base a la oportunidad de acceder a la matriz de contenido mediante un software especializado, es posible conocer las propiedades y ubicación del documento.
3.Hacer procesos administrativos más rápidos y eficientes :
Auditorías computarizadas, codificación por tipo, organización estratégica, categorización por prioridades y depuración de información desactualizada. Todo esto contribuye a la consolidación de procesos y tareas más eficientes y con mejores resultados.
Como se implementa la custodia documental
Son muchos los puntos de control a lo largo del proceso, que permiten mantener claras estrategias para la obtención de logros documentales.
Entre los puntos de control de la custodia más relevantes se encuentran:
- Almacenamiento y gestión.
- Etiquetado por códigos y referencias.
- Condiciones de conservación y seguridad.
- Infraestructura e interfaz óptimas para garantizar el acceso.
Esto permite identificar:
- Condiciones del documento.
- Tiempos de conservación.
- Disposición final.
La mejor opción dentro de las empresas de custodia de documentos
Todas las empresas deben guardar sus documentos durante un tiempo, por cuestiones legales o bien porque no quieren que se filtre su información a la competencia. La custodia documental realizada de forma segura y con control de temperatura, resultará en un proceso perfecto para la seguridad de la información como para la documentación física y que no se dañen los documentos.
En nuestras instalaciones con vigilancia 24 horas y control de temperatura, sus documentos contables, contratos o facturas están seguros.
Con nuestro sistema de organización y almacenamiento usted podrá consultar en cualquier momento la información que necesite, ya sea visitando nuestras instalaciones o pudiendo contratar el servicio de entrega.
Custodia de archivos fisicos
Por ley, las empresas que están obligadas a conservar registros durante un período de tiempo específico, sin un sistema de archivo de documentos en funcionamiento, el papeleo puede volverse abrumador e incontrolable. Con nuestro sistema podrá olvidarse des este aspecto y centrarse en su empresa por completo.
La mejor solución para la custodia de documentacion
Desde Gestió Documental, gestionamos la recogida, realizamos inventario de los archivos y los ubicamos en nuestras instalaciones diseñadas y acondicionadas para la correcta conservación y seguridad de los documentos.
Tiempos legales para la conservación de documentos
Tal y como se registra en la Legislación Mercantil y su código contable, se establece en su artículo 30 que: “Los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros.”
Esto es muy importante, ya que en cualquier momento podemos recibir una auditoría externa y el no tener los documentos puede ser motivo de sanción.
Como algo significativo a destacar sería, que la empresa de custodia hiciera un servicio integro, desde la recogida de los archivos en las instalaciones del cliente, a ser posible con flota y personal propios, como encajar, etiquetar y realizar inventario de toda la documentación que entra en el centro de custodia.
Realizar un correcto inventario, proporcionará agilidad a la hora de realizar consultas y el envío al cliente.
Sus documentos a buen recaudo
Gracias a nuestro sistema de gestión documental. Su documentación estará colocada según su orden y especialmente protegida en estanterías instaladas dentro de contenedores con precintos de seguridad, a los que solo podrá tener acceso el mismo cliente, o la persona debidamente autorizada. En definitiva, nos ocupamos de todo el proceso de custodia de sus documentos.
Que características de servicios ofrecemos en nuestra empresa de custodia de archivos
La empresa que contratemos tiene que cumplir con todas las medidas de protección y conservación para la custodia de documentación:
Sistemas de protección contra incendios
Sistemas de protección de intrusión o robo
Sistemas de protección preventiva de agua
Sistemas de protección preventiva de suministro eléctrico e iluminado.
Sistemas de protección contra plagas urbanas
Condiciones climáticas
Limpieza de instalaciones
¿A quién contrato para custodiar toda mi documentación??
El principal aspecto a tener en cuenta cuando estamos buscando una empresa para que efectúe la custodia de nuestro archivo documental es que cumpla los estándares de calidad y confidencialidad. En Gestió Documetnal contamos con las normas ISO que garantizan que toda su información está segura y el tratamiento de sus datos será totalmente confidencial.
Aseguramos la profesionalidad, integridad y calidad de todos nuestros servicios.
Con el servicio de custodia, también puede disfrutar de consultas de su documentación necesaria para el día a día de su empresa. Estas consultas pueden ser físicas o digitalizadas. Podemos enviar la documentación que nos solicite físicamente en valija confidencial o bien digitalizar toda la documentación que necesite y enviársela de forma telemática.
