Custodia de archivos
Gracias a nuestro sistema de custodia documental o custodia de archivos físicos su empresa podrá optimizar todos su sistema de información haciéndola mas eficaz.
Por que contratar una empresa de custodia documental
El almacenamiento de documentos es una parte vital de la gestión efectiva de documentos. Como negocio próspero, no puede permitirse perder o perder la documentación esencial. Por ley, las empresas que cotizan en bolsa están obligadas a conservar registros durante un período de tiempo específico y sin un sistema de archivo de documentos en funcionamiento, el papeleo puede volverse abrumador e incontrolable.
¿Como será el proceso de custodia?
se especializa en proporcionar soluciones de archivo de almacenamiento de documentos organizadas y seguras para que tenga más tiempo para concentrarse en su negocio principal. Los documentos se archivaran mediante nuestro sistema diseñado para su custodia. Los detalles de cada archivo se capturan en nuestra base de datos segura, de acuerdo con los requisitos de su empresa.
¿qué es custodia de documentos?
Una manera fácil de ganar espacio en la oficina, y rapidez en el momento de localizar un documento, es externalizando el archivo.
Gestionamos la recogida, realizamos inventario de los archivos y ubicamos en nuestras instalaciones diseñadas y acondicionadas para la correcta conservación y seguridad de los documentos. Para una custodia eficaz de archivos.
Si necesita consultar algún documento, se realiza la solicitud vía telefónica o por email y se lo hacemos llegar física o telemáticamente.
La recogida de sus documentos se realizará en nuestros vehículos de caja rígida y hermética, perfectamente adaptados para un traslado seguro y una custodia de documentos administrativos de calidad.
La mejor solución para la custodia de documental
Con nuestro servicio custodia documental obtendrá una manera fácil de ganar espacio en la oficina, y rapidez en el momento de localizar un documento. Consulte por nuestros servicios de gestión documental.
La custodia de documentos es un trabajo muy personal. Por eso desde Gestió Documental, gestionamos la recogida, realizamos inventario de los archivos y ubicamos en nuestras instalaciones diseñadas y acondicionadas para la correcta conservación y seguridad de los documentos.
Tiempos legales para la conservación de documentos
Desde la fecha del último asiento registrado en los libros contables, las empresas están obligados a conservar los documentos un tiempo igual a 6 años. Esto es muy importante, ya que en cualquier momento podemos recibir una auditoria externa y el no tener los documentos puede ser motivo de sanción.
Como algo significativo a destacar sería, que la empresa de custodia hiciera un servicio integro, desde la recogida de los archivos en las instalaciones del cliente, a ser posible con flota y personal propios, como encajar, etiquetar y realizar inventario de toda la documentación que entra en el centro de custodia.
Realizar un correcto inventario, proporcionará agilidad a la hora de realizar consultas y el envío al cliente.
Sus documentos a buen recaudo
Gracias a nuestro sistema de gestión documental. Su documentación estará colocada según su orden y especialmente protegida en estanterías instaladas dentro de contenedores con precintos de seguridad, a los que solo podrá tener acceso el mismo cliente, o la persona debidamente autorizada. En definitiva, nos ocupamos de todo el proceso de custodia de sus documentos.
Características de la empresa de gestión documental
La empresa que contratemos tiene que cumplir con todas las medidas de protección y conservación para la custodia de documentación:
- Sistemas de protección contra incendios
- Sistemas de protección de intrusión o robo
- Sistemas de protección preventiva de agua
- Sistemas de protección preventiva de suministro eléctrico e iluminado.
- Sistemas de protección contra plagas urbanas
- Condiciones climáticas
- Limpieza de instalaciones
Servicios de custodia por ciudad
Custodia Abrera
Custodia Badia
Custodia arberá
Custodia Barcelona
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Custodia L´hospitalet de llobregat
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