Custodia de archivos segura y confiable | Barcelona
La mejor opción dentro de las empresas de custodia documental
Nuestro centro de custodia cuenta con sistemas y medidas de seguridad avanzados para salvaguardar su archivo de documentación. Esto incluye sistemas de vigilancia por video, control de acceso restringido, sistemas de detección de incendios y alarmas, así como medidas de protección contra inundaciones y otros desastres naturales. Todos estos elementos trabajan en conjunto para garantizar un entorno seguro y controlado para sus documentos.
Empresa de custodia
empresa de custodia de documentos
ES EL MOMENTO DE EXTERNALIZAR LA CUSTODIA DE SUS ARCHIVOS
¿Quiere que le llamemos nosotros?
Custodia fisica de documentos
La custodia física de documentos implica el almacenamiento y organización de documentos en formato papel dentro de un espacio designado, como archivadores, estanterías, o habitaciones dedicadas específicamente para este fin. Este proceso no solo garantiza que los documentos estén adecuadamente clasificados y accesibles, sino que también protege la integridad y confidencialidad de la información contenida en ellos. Para asegurar una custodia física eficaz, es esencial emplear sistemas de clasificación y etiquetado claros, mantener el orden y la limpieza del área de archivo, y establecer medidas de seguridad para prevenir el acceso no autorizado y el deterioro físico de los documentos.
Protege tus documentos importantes con nuestros servicios de custodia
Los servicios de custodia de documentos son un activo invaluable para cualquier empresa que busque proteger sus valiosos documentos. La custodia de documentos proporciona almacenamiento seguro, fácil acceso y protección contra el uso no autorizado o la pérdida de documentos.
También reduce la necesidad de archivar manualmente, lo que la convierte en una solución rentable para empresas de todos los tamaños. Además, las soluciones de custodia de documentos ofrecen un nivel de seguridad y cumplimiento sin igual en los sistemas de archivo tradicionales basados en papel.
Almacenamiento de documentos confidenciales
Para la custodia de información empresarial, es importante contar con profesionales especializados.
Esta es la causa por la que, a veces, la plantilla dedica más tiempo y elementos en la ejecución de la citada labor, lo que ralentiza determinados procesos. Por consiguiente, cuando una compañía adquiera los servicios de custodia documentos, podrá:
1. Ofrezcemos seguridad y custodia
El proceso de custodia está enfocado a la mejora de aspectos importantes relacionados con el uso y configuración de la información. La base de este servicio, por tanto, es garantizar la seguridad y conservación de todo documento físico o electrónico.
2. Simplifique los procesos de auditoría:
Para aumentar el puntaje del control de calidad y llevar a la empresa a una mejora continua, cada empresa debe someterse a auditorías internas y externas, una custodia bien realizada permite una mejor gestión, ya que el cliente tendrá el control de toda la información organizada. Por su importancia y su tipo.
Además, en base a la oportunidad de acceder a la matriz de contenido mediante un software especializado, es posible conocer las propiedades y ubicación del documento.
3.Hacer procesos administrativos más rápidos y eficientes :
Auditorías computarizadas, codificación por tipo, organización estratégica, categorización por prioridades y depuración de información desactualizada. Todo esto contribuye a la consolidación de procesos y tareas más eficientes y con mejores resultados.
Seguridad y tranquilidad para tus documentos
- La planificación es esencial para una implementación sin problemas.
- La comunicación clara y efectiva también es fundamental.
- La formación adecuada de los empleados también es clave.
- La evaluación y el monitoreo son claves para garantizar una implementación exitosa.
Servicios de custodia a medida para empresas y particulares
Todas las empresas tienen la obligación de guardar sus documentos durante cierto tiempo, ya sea por cuestiones legales o para evitar que información confidencial se filtre a la competencia. Para garantizar la seguridad de los documentos físicos y la información, es fundamental llevar a cabo un proceso de custodia documental que se realice de forma segura y con control de temperatura adecuado. De esta manera, se puede garantizar que los documentos no sufran daños y que la información esté protegida.
Es importante que la empresa se asegure de que su sistema de custodia documental sea seguro y confiable, para garantizar que los documentos estén protegidos de posibles riesgos. Un sistema seguro también puede ayudar a reducir el riesgo de que los documentos se pierdan o se dañen, lo que podría tener consecuencias graves para la empresa.
Es importante que la empresa se asegure de que su sistema de custodia documental sea seguro y confiable, para garantizar que los documentos estén protegidos de posibles riesgos. Un sistema seguro también puede ayudar a reducir el riesgo de que los documentos se pierdan o se dañen, lo que podría tener consecuencias graves para la empresa.
Además, el control de temperatura en el almacenamiento de los documentos es crucial para asegurar su integridad y durabilidad. Los cambios bruscos de temperatura pueden afectar negativamente los documentos y hacer que se deterioren o se degraden más rápidamente.
Custodia de archivos fisicos
Por ley, las empresas que están obligadas a conservar registros durante un período de tiempo específico, sin un sistema de archivo de documentos en funcionamiento, el papeleo puede volverse abrumador e incontrolable. Con nuestro sistema podrá olvidarse des este aspecto y centrarse en su empresa por completo.
Almacenamiento de documentacionen instalaciones de alta seguridad
Desde Gestió Documental, gestionamos la recogida, realizamos inventario de los archivos y los ubicamos en nuestras instalaciones diseñadas y acondicionadas para la correcta conservación y seguridad de los documentos.
Tiempos legales para la conservación de documentos
Tal y como se registra en la Legislación Mercantil y su código contable, se establece en su artículo 30 que: “Los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros.”
Esto es muy importante, ya que en cualquier momento podemos recibir una auditoría externa y el no tener los documentos puede ser motivo de sanción.
Como algo significativo a destacar sería, que la empresa de custodia hiciera un servicio integro, desde la recogida de los archivos en las instalaciones del cliente, a ser posible con flota y personal propios, como encajar, etiquetar y realizar inventario de toda la documentación que entra en el centro de custodia.
Realizar un correcto inventario, proporcionará agilidad a la hora de realizar consultas y el envío al cliente.
Sus documentos a buen recaudo
Gracias a nuestro sistema de gestión documental. Su documentación estará colocada según su orden y especialmente protegida en estanterías instaladas dentro de contenedores con precintos de seguridad, a los que solo podrá tener acceso el mismo cliente, o la persona debidamente autorizada. En definitiva, nos ocupamos de todo el proceso de custodia de sus documentos.
Que características de servicios ofrecemos en nuestra empresa de custodia de archivos
La empresa que contratemos tiene que cumplir con todas las medidas de protección y conservación para la custodia de documentación:
Sistemas de protección contra incendios
Sistemas de protección de intrusión o robo
Sistemas de protección preventiva de agua
Sistemas de protección preventiva de suministro eléctrico e iluminado.
Sistemas de protección contra plagas urbanas
Condiciones climáticas
Limpieza de instalaciones
Respaldo de datos y gestión documental eficiente
El principal aspecto a tener en cuenta cuando estamos buscando una empresa para que efectúe la custodia de nuestro archivo documental es que cumpla los estándares de calidad y confidencialidad. En Gestió Documetnal contamos con las normas ISO que garantizan que toda su información está segura y el tratamiento de sus datos será totalmente confidencial.
Aseguramos la profesionalidad, integridad y calidad de todos nuestros servicios.
Con el servicio de custodia, también puede disfrutar de consultas de su documentación necesaria para el día a día de su empresa. Estas consultas pueden ser físicas o digitalizadas. Podemos enviar la documentación que nos solicite físicamente en valija confidencial o bien digitalizar toda la documentación que necesite y enviársela de forma telemática.
