Implementación de la custodia de archivos
Gracias a nuestro sistema de custodia documental o custodia de documentos administrativos, su empresa podrá optimizar todo su sistema de información haciéndolo más eficaz.
Como implementar una buena custodia de documentos administrativos
Sencillamente, las empresas acuden a este tipo de servicios ante una falta de espacio en sus instalaciones, la ausencia de equipos técnicos y tecnológicos de almacenamiento y la carencia de un personal especializado en gestionar documentos. Mediante la custodia de documentos administrativos, podrá gestionar mejor el espacio en sus instalaciones.
¿Por qué contratar nuestra empresa de custodia de documentación?
Por ley, las empresas que cotizan en bolsa están obligadas a conservar registros durante un período de tiempo específico, sin un sistema de archivo de documentos en funcionamiento el papeleo puede volverse abrumador e incontrolable.
El almacenamiento de documentos es una parte vital de la gestión efectiva de documentos. Como negocio próspero, no puede permitirse perder cualquier tipo de documentación esencial.
Una empresa especializada, proporcionará soluciones de archivo de almacenamiento de documentos de forma organizada y segura destinar el tiempo en otras acciones relevantes e importantes.
Con Gestió Documental, los documentos se archivarán mediante nuestro sistema diseñado para su custodia y los detalles de cada archivo se capturan en nuestra base de datos segura, de acuerdo con los requisitos de su empresa.
Gestionamos la recogida, realizamos inventario de los archivos y ubicamos en nuestras instalaciones diseñadas y acondicionadas para la correcta conservación y seguridad de los documentos.
Adicionalmente, si se requiere la consulta de cualquier documento, a través de una solicitud vía telefónica o por email hacemos llegar física o telemáticamente dicha documentación.
La mejor solución para la custodia documental
Desde Gestió Documental, gestionamos la recogida, realizamos inventario de los archivos y los ubicamos en nuestras instalaciones diseñadas y acondicionadas para la correcta conservación y seguridad de los documentos.
Tiempos legales para la conservación de documentos
Tal y como se registra en la Legislación Mercantil y su código contable, se establece en su artículo 30 que: “Los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros.”
Esto es muy importante, ya que en cualquier momento podemos recibir una auditoría externa y el no tener los documentos puede ser motivo de sanción.
Como algo significativo a destacar sería, que la empresa de custodia hiciera un servicio integro, desde la recogida de los archivos en las instalaciones del cliente, a ser posible con flota y personal propios, como encajar, etiquetar y realizar inventario de toda la documentación que entra en el centro de custodia.
Realizar un correcto inventario, proporcionará agilidad a la hora de realizar consultas y el envío al cliente.
Sus documentos a buen recaudo
Gracias a nuestro sistema de gestión documental. Su documentación estará colocada según su orden y especialmente protegida en estanterías instaladas dentro de contenedores con precintos de seguridad, a los que solo podrá tener acceso el mismo cliente, o la persona debidamente autorizada. En definitiva, nos ocupamos de todo el proceso de custodia de sus documentos.
Que características de servicios ofrecemos en nuestra empresa de custodia de archivos
La empresa que contratemos tiene que cumplir con todas las medidas de protección y conservación para la custodia de documentación:
- Sistemas de protección contra incendios
- Sistemas de protección de intrusión o robo
- Sistemas de protección preventiva de agua
- Sistemas de protección preventiva de suministro eléctrico e iluminado.
- Sistemas de protección contra plagas urbanas
- Condiciones climáticas
- Limpieza de instalaciones
¿donde contrato una empresa de custodia de documentos?
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