La custodia física de documentos en la era de lo digital es una de las cuestiones más controvertidas que existen. ¿Qué documentos pueden ser escaneados y cuáles no? Tanto para entidades públicas como para empresas privadas, la reducción de la custodia física de documentos aporta múltiples ventajas. Pero hay que conocer lo que la Ley de Protección de Datos determina para saber cuándo es obligatoria y cuándo podemos prescindir de ella.
La “custodia física de documentos” son aquellos escritos que por su contenido han de conservar su versión en papel.
En ocasiones por desconocimiento legal y en otras por no otorgar la importancia que requiere dicha información, las entidades no disponen de toda la información necesaria para saber si la digitalización viola o no ciertos derechos fundamentales.
Custodia física de documentos: los que no se deben digitalizar
En esta cuestión, hay que tener en cuenta ciertos factores:
– El contenido de los mismos: Todos aquellos escritos que puedan contener información relevante para un proceso judicial o que cuenten con información secreta o confidencial no se pueden digitalizar, manteniendo por tanto la «custodia física de los documentos».
– El consentimiento de los afectados: Si una persona física no permite la digitalización de un documento que le pertenece, la Ley de Protección de Datos le ampara al respecto. Por tanto, para su digitalización habrá que contar con una autorización que lo avale.
Custodia física de los documentos: los que pueden convertirse en archivos digitales
Todos aquellos que contengan información de carácter público y que no comprometan a ninguna persona física en un marco legal se pueden digitalizar, proporcionando a la empresa múltiples ventajas como por ejemplo una reducción del espacio en ficheros, prescindir de sistemas de vigilancia constantes para proteger los archivos o un acceso rápido que permita agilizar las gestiones con los mismos.
Documentos que se pueden digitalizar pero no se pueden desvelar públicamente
La Ley de Protección de Datos se vuelve intratable cuando los escritos contienen información personal o datos privados de una persona física o jurídica. Su defensa por la intimidad de las personas hará que todos aquellos documentos que contengan información que pueda violar dicho derecho cuenten con una seguridad que los proteja.
Si bien es cierto que una factura de un autónomo se puede digitalizar, el acceso a la misma deberá realizarse por personas con permisos específicos que previamente se hayan comprometido a la confidencialidad de los datos a los que tiene acceso.
La protección digital de los datos
Cualquier empresa o entidad pública que maneje habitualmente datos privados ha de estar integrada en la Agencia Española de Protección de Datos, consiguiendo así una regularización y control de los mismos.
La ley de Protección de Datos explica, en sus artículos 89 al 114, qué documentos son de nivel de protección baja, media o alta. Asimismo, existe una responsabilidad jurídica sobre aquellos que tengan acceso a dicha información así como una encriptación específica de las plataformas digitales que contengan dichos documentos.
Para evitar problemas, es recomendable acudir a un profesional de la custodia física de documentos para saber si se actúa dentro del marco legal.
