Destrucción de material: Cumpliendo la LOPD - Gestió Documental

Shredded Paper XLEn la actualidad, la destrucción de material es una tarea muy importante. No solo en las empresas o entidades físicas, sino que en Internet y sitios como las redes sociales es muy frecuente que la información personal quede guardada en algún lugar impreso. Si esto cae en manos equivocadas, ellos tendrían un poder muy grande sobre cada individuo.

La LOPD exige que todos los archivos que tengan datos de tipo personal deban ser destruidos. Sin embargo, no todas las compañías cumplen con esta obligación.

¿Qué es el servicio de destrucción de material?

Cuando una empresa o negocio realiza una operación comercial quedan registrados datos personales del que compra y el que vende. La Ley LOPD exige que estos papeles sean eliminados bajo determinados requisitos para conservar la seguridad de todas las partes.

Reciclado no es lo mismo que destrucción de material

Un mito frecuente entre las personas es pensar que reciclar es lo mismo que destruir. Sin embargo, están totalmente equivocados. Las compañías expertas entregan certificados de destrucción que garantizan

una correcta aplicación del protocolo oficial ya que siguen detalladamente los requisitos necesarios para que no quede ningún dato. En cambio, las de reciclaje no garantizan esto.

¿Por qué es necesario destruir los documentos?

En realidad es más simple de lo que parece. Cada uno de los documentos que se generan en las distintas operaciones comerciales puede tener información de tipo confidencial y en manos equivocadas podría ser un gran problema.

En este contexto se encuentran distintos documentos a destruir. Están los que deben ser eliminados porque caducaron en el lapso de tiempo, los que carecen de valor, los que no son necesarios porque no tienen ninguna utilidad y los que deben ser guardados porque importan en el medio legal.

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La información digital, el gran interrogante

Una confusión muy frecuente es pensar que los discos duros o distintos dispositivos borran su información solamente formateando. Esto es un pensamiento equivocado. Lo que se borra son los archivos pero la información queda adentro y se requiere de un trabajo especializado para eliminar por completo los datos guardados.

 En pocas palabras, formatear una unidad es lo mismo que barrer un jardín. Lo superficial se elimina, pero quedan rastros y rezagos de lo que se encontraba en la parte inferior.

 Para tener certezas acerca de este procedimiento, es necesario contratar un servicio especializado. Las empresas que realizan correctamente el proceso entregan certificado de destrucción de material y tiene los documentos en lugares que respetan al máximo el medio ambiente y habilitados para esta tarea. Además, suelen entregar turnos con día y horario.

 En España, los informes revelan que solamente el 50% de las compañías siguen esta norma, aunque son cada vez más las que se adecuan al sistema.

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¿Cuáles son los documentos más resguardados?

Si bien todos los archivos que contengan datos personales deben ser respaldados, los que tienen que ver con las nóminas y los currículos deben estar más protegidos que los que tienen relación alguna con el NIF u otras cifras que también pueden consultarse dentro del Registro Mercantil.

La destrucción de material y su aporte al medio ambiente

Uno de los beneficios de utilizar el método de destrucción de material es el seguro que entregan estas agencias al tener sitios que respetan al máximo al medio ambiente. No contamina y no deja residuos.

 La eliminación de este tipo de documentos también es una ventaja para la ecología porque se elimina por completo y no contamina. Las empresas especializadas tienen lugares protegidos y muy limpios para evitar cualquier tipo de daño a la naturaleza.