¿Formato digital vs papel? Ambos soportes tienen sus aspectos positivos y negativos. Desde Gestió Documental trabajamos tanto la digitalización de archivos como la custodia de documentación.
Ventajas del archivo informático
Espacio
El papel ocupa mucho espacio, mientras que los soportes digitales son de pequeñas dimensiones y permiten almacenar gran cantidad de información.
Conservación
El papel se deteriora con más facilidad y está más expuesto a accidentes; agua o roturas.
Distribución
En formato digital puedes tener todas las copias que quieras de una manera rápida y sencilla.
Tiempo
Es más rápido buscar un documento digital que un documento en papel.
Modificación
Puedes realizar modificaciones siempre que quieras sin que la calidad y el resultado final quede deteriorado.
Ahorro
No es necesario un gasto económico para hacer copias.
Trabajo en grupo
Puedes trabajar en grupo de manera simultánea un mismo documento.
Intercambio
El envío de documentación es sencillo y rápido, así como también recibirla.
¿Cuáles son las ventajas del papel?
Conocimiento
Para usar la opción digital el usuario tiene que tener unos mínimos conocimientos informáticos.
Adaptación
La tecnología va avanzando y los soportes digitales también van cambiando, desde los disquetes, pasando por los CD-ROM, hasta los pen drive y la nube.
Autenticidad
Aún hoy un documento en papel para muchas personas genera más confianza e incluso para según que procesos se sigue utilizando, por ejemplo para contratos de trabajo.
Características del soporte documental
Luego hay otros aspectos que son más controvertidos, por ejemplo la seguridad. A continuación hacemos la comparativa entre digital y papel.
¿Qué es más seguro un archivo digital o en papel?
Los primeros suelen ser muy seguros y quedan protegidos gracias a los accesos restringidos. Aunque el papel guardado correctamente también es seguro. Por suerte desde Gestió Documental la seguridad de todos tus archivos está garantizada.
En el ámbito digital, nuestros servidores están dentro de la Unión Europea y con las normas que lo rigen, no en países terceros de los que desconocemos las leyes de protección de datos. Mientras que el archivo y custodia de documentos se realiza de forma en que en todo momento se preserva el anonimato y con ello, la seguridad. Además de restricciones a personas ajenas al trabajo y estas con contrato de confidencialidad.
De un tiempo a esta parte la digitalización ha avanzado a pasos agigantados, pero el papel sigue manteniéndose. En el ámbito de empresa la digitalización ofrece grandes ventajas que ha hecho que la gran mayoría de ellas hayan iniciado ese proceso. Y desde Gestió Documental ofrecemos todos los servicios para llevarla a cabo; la recogida de la documentación, la digitalización y la custodia de la documentación en papel o la destrucción de la misma.
Y a nivel individual parece que conviven ambas opciones. Prácticamente todo el mundo tiene un pen drive, pero seguimos utilizando también papel y boli.
