Digitalització d'arxius

Solucions de qualitat per a digitalitzar documents i arxius per a empreses

digitalitzacio de documents

Moltes empreses van adquirint al llarg dels anys centenars d’arxius com a factures, contractes, escriptures i altres tipus de documents que acaben per col·lapsar els arxius de les seves instal·lacions.

La digitalització de documents es percep com un procés llarg i tediós, però una vegada realitzada suposa un gran avantatge, no sols per la optimització de l’espai sinó també per el accés a tota la informació de manera ràpida amb documents en format digital.

Digitalització

Per què contractar la nostra empresa de digitalització de documents?

Som especialistes en l’agilitació del procés de digitalització, de manera que l’empresa i el seu funcionament cobra prioritat. Una vegada conclosa la digitalització, el client rep tot el sistema de documents de l’empresa digitalitzat.

A més, la digitalització de documents permet la conversió d’arxius a PDF generats amb dispositius multifuncionals a arxius PDF amb opció de cerca i / o amb la possibilitat de modificació amb la conversió a formats d’edició oberta.

SOLUCIONS PER A DIGITALITZACIÓ DOCUMENTAL

Existeixen diferents empreses que pel seu volum de documents o per la naturalesa de la informació a consultar, surten beneficiats amb aquest procés.

Prenem com a exemple una gran empresa que compta amb milers de factures en format paper. En el moment que un client sol·liciti una factura de fa dos anys, per temes jurídics, sorgirà un problema tant en la cerca de la documentació com en el lliurament. En canvi, si aquesta mateixa factura es troba en format digital la cerca en un sistema informàtic és qüestió de segons.

Posem d’exemple també el cas d’un advocat, els documents que maneja, com a sentències i arxius, majoritàriament requereixen de la seva consulta immediata, si compta amb una gran quantitat d’ells la seva cerca suposarà una pèrdua d’un temps vital per a un altre client.

Aquests dos casos són els més cridaners, però qualsevol empresa que conservi una gran quantitat d’arxius es pot beneficiar de la digitalització d’expedients, arxius i documents d’empresa.

¿Quins beneficis té la digitalització de documents per a empreses?

Millora l’experiència i productivitat

Evidentment, la digitalització permet agilitar els processos laborals comuns, d’aquesta manera les decisions i processos de l’empresa es realitzen de manera ràpida, augmentant el nivell de satisfacció i eficiència tant dels clients com dels treballadors.

Adaptació als canvis


Ens trobem davant una etapa on un dels principals protagonistes és el canvi constant. Amb l’aplicació de la digitalització les empreses milloren la seva capacitat de resposta davant aquests constants i impredictibles canvis, permetent l’adaptació ràpida de l’empresa davant qualsevol situació.

Imatge i reputació

La digitalització d’una empresa millora la seva imatge i reputació, sobretot online. Permetent que tant els clients com els professionals valorin la importància del procés.

digitalizacio d´arxius
digitalizacion documentos

Digitalitzar un document

  • Disposar del text dins del document digitalitzat permet cerques en profunditat i les correccions oportunes per al seu ús amb tecnologia d’assistència.
  • L’escaneig, la conversió i la remedición de dades electròniques en formats accessibles ajuden a mantenir el compliment de les regulacions d’Accessibilitat i de la Secció 508 pel que fa a documents i informació electrònics.
  • Permet reutilitzar la informació continguda en els documents de manera ràpida i senzilla.
  • Els registres electrònics són legalment acceptables quan es gestionen adequadament.

Procés de digitalització per als documents de la seva empresa

En Gestó Documental ens encarreguem de tot el procés, des de la recollida del seu arxiu, fins a la digitalització d’aquest, segons l’ordre inicial del client. Si vol tota la informació sobre com es digitalitza un document sigua llegint i li ho expliquem.

Recopilació de tota la informació

Primer un tècnic especialitzat es posa en contacte amb el client perquè li indiqui o proporcioni tots els arxius per a passar a format digital.

Escaneig de  la documents

Gràcies al nostre escaner de documents massiu, la transformacional de la informació a format digital es fa de manera totalment segura i eficaç.

Emmagatzematge i lliurament de la informació

  • El client pot triar que la informació digitalitzada se li lliuri en format físic. 

    En els nostres servidors garantint en tot moment la seguretat i confidencialitat de la informació.
    En els servidors del client.
  • En suports electrònics (CD, DVD, discos durs, USB).

Què fer una vegada digitalitzats tots els documents?

digitalización de documentos de archivo

Una vegada el nostre treball conclogui i se li lliuri la informació digital requerida, el client té l’opció de sol·licitar el nostre servei de custòdia de documents o la destrucció de documents per complet. També pot guardar el que consideri important que vulgui conservar en format paper.

Altres serveis documentals

Servei de digitalització de plans

També disposem d’equips de gran grandària per a la digitalització de plans, que normalment tenen un format suprior a l’A4 que és mes comú.

Consultes i arxius

En Gestió Documental ens encarregarem de regular l’accés a les instal·lacions de còmput, als arxius, les dades i els processos o serveis del sistema per part d’usuaris. Així, establirem un nivell i tipus d’accés especifico a les necessitats del client.

Quant es cobra per escanejar un document? Consulti'ns

Empreses de digitalització d'arxius

Són moltes les empreses que ofereixen aquest servei, però dins de totes les empreses de digitalització d’arxius Gestió  documental és la que ofereix millors serveis.

Vol més informació? No dubti a contactar amb nosaltres.

900 70 80 80

Abrir chat