Más de 20 años dedicándonos a la digitalización de documentos
Digitalizar sus archivos puede parecer desalentador, sin embargo, Gestió Documental siempre está listo para ayudarlo en cada paso del camino, para que esté seguro de que solo obtendrá ventajas de este proceso.
- Fácil consulta de documentación
- Ahorro de espacio físico
- Gestión ágil de documentación
Ejecutaremos una digitalización de archivos con la mayor calidad y con equipos de última generación para escanear documentos y contamos con personal altamente cualificado.
¿Beneficios que obtendrá al implementar una correcta digitalización de archivos?
FÁCIL ACCESIBILIDAD A LA DOCUMENTACIÓN
COSTES REDUCIDOS EN SUS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SEGURIDAD EN SI ARCHIVO DIGITAL
CONTRIBUYA A LA CONSERVACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE
AUMENTE LA PRODUCTIVIDAD DE SU PERSONAL
ALMACENAMIENTO DE FÁCIL CONSULTA
AUMENTE LA COMPETITIVIDAD DE SU PROYECTO
¿Se está planteando buscar una empresa para digitalizar documentos en su empresa?
La digitalización brinda la oportunidad de ahorrar espacio, tiempo y recursos financieros, eliminando la necesidad de contar con almacenamiento físico, simplificando la búsqueda y recuperación de documentos y minimizando los errores humanos. Además, la digitalización de datos proporciona una mayor seguridad a sus documentos y los protege de posibles daños o pérdidas. En nuestra compañía especializada en la digitalización, ofrecemos servicios de digitalización adaptados a las necesidades específicas de su empresa. Nuestro equipo de expertos se encarga de todo el proceso, desde la preparación de los documentos hasta su digitalización y almacenamiento seguro en formato de archivo digitalizado. No dude en contactarnos hoy mismo para obtener más información acerca de cómo podemos ayudarlo a digitalizar sus archivos.
Opiniones de clientes
Elise Geldhof
Experiencia positiva, buen trato y eficientes.
YESTE yeste
Solicitamos información y en menos de una semana ya habían gestionado todo, es la segunda vez que hacemos uso de sus servicios y repetiremos sin duda.
Servicio de digitalización documental
A través del siguiente formulario podrá pedir presupuesto sin compromiso y podemos solucionar todas sus dudas sobre digitalización
¿En que consiste la digitalización?
Como empresa de digitalización de documentos, tenemos diferentes formas de trabajar, varían de acuerdo con la industria, no todos los sectores guardan los registros del mismo modo o en el mismo formato.
¿Como implementamos este proceso?
¡Nuestra extensa experiencia para transformar cualquier clase de archivo en un sistema digitalizado nos hace únicos! Tenemos profesionales que comprenden su negocio y le asistirán durante todo el proceso de digitalización.
Servicio personalizado para contar con un archivo digitalizado
Los servicios de escaneo de documentos son cada vez más populares a medida que más profesionales recurren a la nube para sus documentos. Con soluciones de almacenamiento digital como Google Drive, Dropbox y Microsoft OneDrive, las personas no necesitan copias físicas de todos sus documentos en papel. Aquí es donde entran en juego los servicios de escaneo de documentos. Los servicios como Gestió Documental permiten a los usuarios convertir un documento impreso en uno digital con un proceso totalmente confidencial, con equipos de alta calidad y en diferentes formatos.
¿Qué método se utiliza para el escaneo de libros?
Para el escaneado de libros utilizamos un escáner que, por sus características de digitalización, es perfecto para digitalizar sin comprometer los libros. El escáner puede producir imágenes de alta resolución en color y escala de grises sin distorsión alguna.
¿Que tipo de libros podemos digitalizar?
- Cuadernos de laboratorio
- Libros de contabilidad
- Libros de escrituras
- Manuales técnicos
- Cuadernos de investigación
- Libros de texto
- Biblias
- Textos históricos
- Signos vitales
- Transcripciones
- Anuarios
- Publicaciones periódicas
- Álbumes de recortes
- Catálogos
- Libros raros o frágiles
- Revistas
Que nos diferencia del resto de empresas de digitalización
Como empresa puntera digitalizadora en Barcelona, somos especialistas en digitalizar documentos, de forma que la empresa y su funcionamiento cobra prioridad. Una vez concluido el proceso de digitalización, el cliente recibe todo el sistema de documentos de la empresa digitalizado.
Además, la digitalización de todos tipo de documentos permite la conversión de archivos a PDF generados con dispositivos multifuncionales a archivos PDF con opción de búsqueda y / o con la posibilidad de modificación con la conversión a formatos de edición abierta.
Proceso para digitalización de facturas
Existen diferentes empresas que por su volumen de documentos o por la naturaleza de la información a consultar, salen beneficiados con este proceso. El escaneo masivo de documentos es relativamente rápido, si la documentación está bien conservada y no tiene ningún elemento que se tenga que manipular.
Tomamos como ejemplo una gran empresa que cuenta con miles de facturas en formato papel. En el momento que un cliente solicite una factura de hace dos años, por temas jurídicos, va a surgir un problema tanto en la búsqueda de la documentación como en la entrega. En cambio, si contamos con esa factura en formato digital, la búsqueda en un sistema informático es cuestión de segundos.
Digitalización de expedientes
Ponemos de ejemplo también el caso de un abogado, los expedientes que maneja, como sentencias y archivos, mayoritariamente requieren de su consulta inmediata, si cuenta con una gran cantidad de ellos su búsqueda supondrá una pérdida de un tiempo vital para otro cliente, y si cuenta con todos sus documentos digitalizados, la busque da será un trámite que en unos minutos estará gestionado.
Estos dos casos son los más llamativos, pero cualquier empresa que conserve una gran cantidad de archivos se puede beneficiar de la digitalización de la información, archivos, facturas y documentos de empresa.
Servicio digitalización documentos
¿Qué beneficios tiene la digitalización de documentos para empresas?
Mejora la experiencia y productividad
Evidentemente, la digitalización permite agilizar los procesos laborales comunes, de esta forma las decisiones y procesos de la empresa se realizan de forma rápida, aumentando el nivel de satisfacción y eficiencia tanto de los clientes como de los trabajadores.
Adaptación a los cambios
Nos encontramos ante una etapa donde uno de los principales protagonistas es el cambio constante. Con la aplicación de la digitalización las empresas mejoran su capacidad de respuesta ante estos constantes e impredecibles cambios, permitiendo la adaptación rápida de la empresa ante cualquier situación.
Imagen y reputación
La digitalización de una empresa mejora su imagen y reputación, sobre todo online. Permitiendo que tanto los clientes como los profesionales valoren la importancia del proceso.
¿Qué necesita un documento para ser digitalizado?
- Disponer del texto dentro del documento digitalizado permite búsquedas en profundidad y las correcciones oportunas para su uso con tecnología de asistencia.
- El escaneo, la conversión y la remedición de datos electrónicos en formatos accesibles ayudan a mantener el cumplimiento de las regulaciones de Accesibilidad y de la Sección 508 en lo que respecta a documentos e información electrónicos.
- Permite reutilizar la información contenida en los documentos de forma rápida y sencilla.
- Los registros electrónicos son legalmente aceptables cuando se gestionan adecuadamente.
Proceso de digitalización de documentos para empresas
En Gestó Documental nos encargamos de todo el proceso, desde la recogida de su archivo, hasta la digitalización del mismo, según el orden inicial del cliente. Si quiere toda la información sobre como se digitaliza un documento sigua leyendo y se lo explicamos.
Recopilación de toda la información
Primero un técnico especializado se pone en contacto con el cliente para que le indique o proporcione todos los archivos para pasar a formato digital.
Escaneo de la documentos
Gracias a nuestro escaner de documentos masivo, la transformacional de la información a formato digital se hace de manera totalmente segura y eficaz.
Almacenamiento y entrega de la información
El cliente puede elegir que la información digitalizada se le entregue en formato físico.
- En nuestros servidores garantizando en todo momento la seguridad y confidencialidad de la información.
- En los servidores del cliente.
- En soportes electrónicos (CD, DVD, discos duros, USB).
Tipos de escaneo de documentos disponibles
Escaneo masivo.
Los escáneres de alta calidad escanean grandes cantidades de documentos de una vez. No es necesario manejar cada papel individualmente. El lapso de tiempo del escaneo se acorta efectivamente.Escaneo de gran formato.
Cuando el tamaño del documento físico es grande, como 54 x 72 pulgadas, se usa un escáner grande para capturar imágenes de calidad superior. Puede especificar el color, el tamaño, la resolución y el tipo de archivo de los documentos escaneados. Ejemplos de tales archivos incluyen carteles, mapas y planos arquitectónicos.Escaneo de microfichas y microfilmes.
Los datos almacenados en cintas y microfilmes se pueden convertir en archivos digitales indexables con este tipo de escaneo. Compartir, almacenar, acceder y recuperar archivos digitales se vuelve más fácil.Escaneo externo e in situ.
En el escaneo fuera del sitio, el proveedor de servicios escanea los documentos en su propia ubicación. En cambio, si los documentos pueden dañarse en el transporte, por ser muy delicados la mejor opción es la digitalización in situ. Las posibilidades de que los documentos se extravíen o pierdan durante el transporte se eliminan en el escaneo in situ. Una persona autorizada puede ver todo el proceso para evitar cualquier robo de información. Sin embargo, el escaneo en el sitio puede ser más lento y costoso en comparación con el fuera del sitio.
Soluciones para la Digitalización de Facturas
Digitalizar facturas puede aportar, como la digitalización del resto de documentos, una mayor facilidad de gestión en la administración de su empresa.
El proceso es básicamente el mismo que para la digitalización del resto de documentos.
¿Qué hacer una vez digitalizados todos los documentos?
Una vez nuestro trabajo concluya y se le entregue la información digital requerida, el cliente tiene la opción de solicitar nuestro servicio de custodia de documentos o la destrucción de documentos por completo. También puede guardar lo que considere importante que quiera conservar en formato papel.
Otros servicios para digitalizar sus documentos
Servicio de digitalización de planos
También disponemos de equipos de gran tamaño para la digitalización de planos, que normalmente tienen un formato suprior al A4 que es mas común.
Consultas y archivos
En Gestió Documental nos encargaremos de regular el acceso a las instalaciones de cómputo, a los archivos, los datos y los procesos o servicios del sistema por parte de usuarios. Así, estableceremos un nivel y tipo de acceso especifico a las necesidades del cliente.
¿Cuánto se cobra por escanear un documento? Consúltenos
Son muchas las empresas que ofrecen este servicio, pero dentro de todas las empresas de digitalización de archivos Gestió documental es la que ofrece mejores servicios.