DIGITALIZACIÓN
Muchas empresas, van adquiriendo a lo largo de los años, cientos o miles de archivos, como facturas, contratos, escrituras y otros tipos de documentos que acaban por colapsar los archivos de sus instalaciones. Digitalizar los documentos suena a un proceso largo y tedioso. Pero una vez realizada, va a suponer un gran ventaja, no solo por la optimización del espacio, también tendrás acceso a toda la información de forma rápida.
Es importante digitalizar documentos?
Hoy en día no tener la documentación en formato digital puede convertirse en una gran perdida de tiempo. Darle la importancia que merece a este proyecto dentro de tu empresa es de vital importancia. Puede pensar que el proceso ralentizara otras tareas de su empresa. Por eso le ofrecemos el mejor servicio dentro de las empresas de digitalización de documentos.
¿Qué beneficios puede tener la digitalización y la gestión de archivos?
Hay diferentes empresas que por su volumen de documentos o por la naturaleza de la información a consultar, salen beneficiados con este proceso.
Si tomamos como ejemplo una gran empresa que cuenta con miles de facturas en formato papel y un cliente le solicita una factura de hace dos años, por temas jurídicos, entregar esa factura va a resultar un problema con el tiempo de entrega. Primero una persona va a tener que buscar ese documento, por lo tanto el tiempo que ese empleado dedica a la busque da de ese documento, no lo dedica a sus funciones. Si esa factura se encuentra en formato digital la búsqueda en un sistema informático es cuestión de minutos.
En el caso de un abogado, los documentos como sentencias y archivos de ese tipos susceptibles de consultarlos al tiempo de su publicación. Pueden suponer un engorro o una perdida de un tiempo vital para otro cliente.
Estos dos casos son los que mas pueden llamar la atención, pero cualquier empresa que conserve los archivos en habitaciones llenas de estanterías con archivadores se puede beneficiar de la digitalización de todos sus archivos.
Proceso de digitaización de documentos
En Gestó Documental nos encargamos de todo el proceso, desde la recogida de su archivo, hasta la digitalización del mismo, según el orden inicial del cliente.
Recopilación de toda la información
Primero un técnico especializado se pone en contacto con el cliente para que le indique o proporcione todos los archivos para pasar a formato digital.
Escaneado de la documentación
Gracias a nuestro escaner de documentos masivo, la transformacional de la información a formato digital se hace de manera totalmente segura y eficaz.
Almacenamiento y entrega de la información
El cliente puede elegir que la información digitalizada se le entregue en formato físico.
- En nuestros servidores garantizando en todo momento la seguridad y confidencialidad de la información.
- En los servidores del cliente.
- En soportes electrónicos (CD, DVD, discos duros, USB).
Que hacer una vez digitalizados todos los archivos?
Una vez nuestro trabajo concluya y se le entregue la información digital requerida, el cliente tiene la opción de solicitar nuestro servicio de destrucción de documentos por completo o puede guardar lo que considere importante que quiera conservar en formato papel. O bien solicitar la custodia de documentos en nuestras instalaciones digitalizados
Servicio de digitalizacion de planos
También disponemos de equipos de gran tamaño para la digitalización de planos, que normalmente tienen un formato suprior al A4 que es mas común.
Consultas y archivos
En Gestió Documental nos encargaremos de regular el acceso a las instalaciones de cómputo, a los archivos, a los datos, y a los procesos o servicios del sistema por parte de usuarios. Así, estableceremos un nivel y tipo de acceso de acuerdo con las necesidades del cliente.
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