Digitalización de archivos
Soluciones de calidad para digitalizar documentos y archivos para empresas
Muchas empresas van adquiriendo a lo largo de los años cientos de archivos como facturas, contratos, escrituras y otros tipos de documentos que acaban por colapsar los archivos de sus instalaciones. La digitalización de documentos se percibe como un proceso largo y tedioso, pero una vez realizada supone una gran ventaja, no solo por la optimización del espacio sino también por el acceso a toda la información de forma rápida con documentos en formato digital.
¿Por qué contratar nuestra empresa de digitalización de documentos?
Somos especialistas en la agilización del proceso de digitalización, de forma que la empresa y su funcionamiento cobra prioridad. Una vez concluida la digitalización, el cliente recibe todo el sistema de documentos de la empresa digitalizado.
Además, la digitalización de documentos permite la conversión de archivos a PDF generados con dispositivos multifuncionales a archivos PDF con opción de búsqueda y / o con la posibilidad de modificación con la conversión a formatos de edición abierta.
Digitalización de documentos
Existen diferentes empresas que por su volumen de documentos o por la naturaleza de la información a consultar, salen beneficiados con este proceso.
Tomamos como ejemplo una gran empresa que cuenta con miles de facturas en formato papel. En el momento que un cliente solicite una factura de hace dos años, por temas jurídicos, va a surgir un problema tanto en la búsqueda de la documentación como en la entrega. En cambio, si esa misma factura se encuentra en formato digital la búsqueda en un sistema informático es cuestión de segundos.
Ponemos de ejemplo también el caso de un abogado, los documentos que maneja, como sentencias y archivos, mayoritariamente requieren de su consulta inmediata, si cuenta con una gran cantidad de ellos su búsqueda supondrá una pérdida de un tiempo vital para otro cliente.
Estos dos casos son los más llamativos, pero cualquier empresa que conserve una gran cantidad de archivos se puede beneficiar de la digitalización de expedientes, archivos y documentos de empresa.
¿Qué beneficios tiene la digitalización de documentos para empresas?
Mejora la experiencia y productividad
Evidentemente, la digitalización permite agilizar los procesos laborales comunes, de esta forma las decisiones y procesos de la empresa se realizan de forma rápida, aumentando el nivel de satisfacción y eficiencia tanto de los clientes como de los trabajadores.
Adaptación a los cambios
Nos encontramos ante una etapa donde uno de los principales protagonistas es el cambio constante. Con la aplicación de la digitalización las empresas mejoran su capacidad de respuesta ante estos constantes e impredecibles cambios, permitiendo la adaptación rápida de la empresa ante cualquier situación.
Imagen y reputación
La digitalización de una empresa mejora su imagen y reputación, sobre todo online. Permitiendo que tanto los clientes como los profesionales valoren la importancia del proceso.
Digitalizar un documento
- Disponer del texto dentro del documento digitalizado permite búsquedas en profundidad y las correcciones oportunas para su uso con tecnología de asistencia.
- El escaneo, la conversión y la remedición de datos electrónicos en formatos accesibles ayudan a mantener el cumplimiento de las regulaciones de Accesibilidad y de la Sección 508 en lo que respecta a documentos e información electrónicos.
- Permite reutilizar la información contenida en los documentos de forma rápida y sencilla.
- Los registros electrónicos son legalmente aceptables cuando se gestionan adecuadamente.
Proceso de digitalización para los documentos de su empresa
En Gestó Documental nos encargamos de todo el proceso, desde la recogida de su archivo, hasta la digitalización del mismo, según el orden inicial del cliente. Si quiere toda la información sobre como se digitaliza un documento sigua leyendo y se lo explicamos.
Recopilación de toda la información
Primero un técnico especializado se pone en contacto con el cliente para que le indique o proporcione todos los archivos para pasar a formato digital.
Escaneo de la documentos
Gracias a nuestro escaner de documentos masivo, la transformacional de la información a formato digital se hace de manera totalmente segura y eficaz.
Almacenamiento y entrega de la información
El cliente puede elegir que la información digitalizada se le entregue en formato físico.
- En nuestros servidores garantizando en todo momento la seguridad y confidencialidad de la información.
- En los servidores del cliente.
- En soportes electrónicos (CD, DVD, discos duros, USB).
Tipos de escaneo de documentos disponibles
Escaneo masivo.
Los escáneres de alta calidad escanean grandes cantidades de documentos de una vez. No es necesario manejar cada papel individualmente. El lapso de tiempo del escaneo se acorta efectivamente.
Escaneo de gran formato.
Cuando el tamaño del documento físico es grande, como 54 x 72 pulgadas, se usa un escáner grande para capturar imágenes de calidad superior. Puede especificar el color, el tamaño, la resolución y el tipo de archivo de los documentos escaneados. Ejemplos de tales archivos incluyen carteles, mapas y planos arquitectónicos.
Escaneo de microfichas y microfilmes.
Los datos almacenados en cintas y microfilmes se pueden convertir en archivos digitales indexables con este tipo de escaneo. Compartir, almacenar, acceder y recuperar archivos digitales se vuelve más fácil.
Escaneo externo e in situ.
En el escaneo fuera del sitio, el proveedor de servicios escanea los documentos en su propia ubicación. En cambio, si los documentos pueden dañarse en el transporte, por ser muy delicados la mejor opción es la digitalización in situ. Las posibilidades de que los documentos se extravíen o pierdan durante el transporte se eliminan en el escaneo in situ. Una persona autorizada puede ver todo el proceso para evitar cualquier robo de información. Sin embargo, el escaneo en el sitio puede ser más lento y costoso en comparación con el fuera del sitio.
¿Qué hacer una vez digitalizados todos los documentos?
Una vez nuestro trabajo concluya y se le entregue la información digital requerida, el cliente tiene la opción de solicitar nuestro servicio de custodia de documentos o la destrucción de documentos por completo. También puede guardar lo que considere importante que quiera conservar en formato papel.
Otros servicios documentales
Servicio de digitalización de planos
También disponemos de equipos de gran tamaño para la digitalización de planos, que normalmente tienen un formato suprior al A4 que es mas común.
Consultas y archivos
En Gestió Documental nos encargaremos de regular el acceso a las instalaciones de cómputo, a los archivos, los datos y los procesos o servicios del sistema por parte de usuarios. Así, estableceremos un nivel y tipo de acceso especifico a las necesidades del cliente.
¿Cuánto se cobra por escanear un documento?
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Empresas de digitalización de archivos
Son muchas las empresas que ofrecen este servicio, pero dentro de todas las empresas de digitalización de archivos Gestió documental es la que ofrece mejores servicios.
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