Digitalización de archivos

Soluciones de calidad para digitalizar documentos y archivos para empresas

Muchas empresas, van adquiriendo a lo largo de los años, cientos o miles de archivos, como facturas, contratos, escrituras y otros tipos de documentos que acaban por colapsar los archivos de sus instalaciones. La digitalización  de documentos suena a un proceso largo y tedioso. Pero una vez realizada, va a suponer una gran ventaja, no solo por la optimización del espacio, también tendrás acceso a toda la información de forma rápida con documentos en formato digital.

¿Por qué contratar una empresa de digitalización de documentos?

Hoy en día no tener la documentación en formato digital puede convertirse en una gran perdida de tiempo. Darle la importancia que merece a este proyecto dentro de tu empresa es de vital importancia. Puede pensar que el proceso ralentizara otras tareas de su empresa. Por eso le ofrecemos el mejor servicio dentro de las empresas de digitalización de documentos.

SOLUCIONES PARA DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL

Permite la conversión de archivos a PDF generados con dispositivos multifuncionales a archivos PDF con opción de búsqueda y / o con la posibilidad de modificación con la conversión a formatos de edición abierta. Elige Digitalización documental, elige eficiencia.

¿Qué beneficios puede tener la digitalización de documentos para empresas?

Hay diferentes empresas que por su volumen de documentos o por la naturaleza de la información a consultar, salen beneficiados con este proceso.

Si tomamos como ejemplo una gran empresa que cuenta con miles de facturas en formato papel y un cliente le solicita una factura de hace dos años, por temas jurídicos, entregar esa factura va a resultar un problema con el tiempo de entrega. Primero una persona va a tener que buscar ese documento, por lo tanto el tiempo que ese empleado dedica a la búsqueda de ese documento, no lo dedica a sus funciones. Si esa factura se encuentra en formato digital la búsqueda en un sistema informático es cuestión de minutos.

En el caso de un abogado, los documentos como sentencias y archivos de ese tipo susceptibles de consultarlos al tiempo de su publicación. Pueden suponer un engorro o una perdida de un tiempo vital para otro cliente.

Estos dos casos son los que más pueden llamar la atención, pero cualquier empresa que conserve los archivos en habitaciones llenas de estanterías con archivadores se puede beneficiar de la digitalización de expedientes, archivos y documentos de empresa.

Más a cerca de como escanear documentos

Tener el texto dentro del documento digitalizado permite búsquedas en profundidad y la corrección de los documentos para su uso con tecnología de asistencia. El escaneo, la conversión y la remedición de datos electrónicos en formatos accesibles lo ayudan a mantener el cumplimiento de las regulaciones de Accesibilidad y de la Sección 508 en lo que respecta a documentos e información electrónicos. Permite reutilizar / reutilizar la información contenida en los documentos de forma rápida y sencilla. Los registros electrónicos son legalmente aceptables cuando se gestionan adecuadamente.

digitalizacion documentos

Digitalizar un documento

Proceso de digitalización para los documentos de su empresa

En Gestó Documental nos encargamos de todo el proceso, desde la recogida de su archivo, hasta la digitalización del mismo, según el orden inicial del cliente. Si quiere toda la información sobre como se digitaliza un documento sigua leyendo y se lo explicamos.

Recopilación de toda la información

Primero un técnico especializado se pone en contacto con el cliente para que le indique o proporcione todos los archivos para pasar a formato digital.

Escaneo de  la documentos

Gracias a nuestro escaner de documentos masivo, la transformacional de la información a formato digital se hace de manera totalmente segura y eficaz.

Almacenamiento y entrega de la información

 El cliente puede elegir que la información digitalizada se le entregue en formato físico. 

  • En nuestros servidores garantizando en todo momento la seguridad y confidencialidad de la información.
  • En los servidores del cliente.
  • En soportes electrónicos (CD, DVD, discos duros, USB).

GRABACIÓN DE DATOS E IMÁGENES EN SUS SISTEMAS

Las imágenes de los documentos digitalizados se pueden grabar:

  • En nuestros servidores garantizando en todo momento la seguridad y confidencialidad de la información.
  • En los servidores del cliente.
  • En soportes electrónicos (CD, DVD, discos duros, USB).

¿Qué hacer una vez digitalizados todos los documentos?

digitalización de documentos de archivo

Una vez nuestro trabajo concluya y se le entregue la información digital requerida, el cliente tiene la opción de solicitar nuestro servicio de destrucción de documentos por completo o puede guardar lo que considere importante que quiera conservar en formato papel. O bien solicitar la custodia de documentos en nuestras instalaciones  digitalizados 

Servicio de digitalizacion de planos

También disponemos de equipos de gran tamaño para la digitalización de planos, que normalmente tienen un formato suprior al A4 que es mas común.

Consultas y archivos

En Gestió Documental nos encargaremos de regular el acceso a las instalaciones de cómputo, a los archivos, a los datos, y a los procesos o servicios del sistema por parte de usuarios. Así,  estableceremos un nivel y tipo de acceso de acuerdo con las necesidades del cliente.

¿Cuánto se cobra por escanear un documento? Consúltenos

Empresas de digitalización de archivos

Son muchas las empresas que ofrecen este servicio, pero dentro de todas las empresas de digitalizacion de archivos Gestió documental es la que ofrece mejores servicios

¿Quiere más información? No dudes en contactar con nosotros

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