Existen diferentes empresas que por su volumen de documentos o por la naturaleza de la información a consultar, salen beneficiados con este proceso.
Tomamos como ejemplo una gran empresa que cuenta con miles de facturas en formato papel. En el momento que un cliente solicite una factura de hace dos años, por temas jurídicos, va a surgir un problema tanto en la búsqueda de la documentación como en la entrega. En cambio, si contamos con esa factura en formato digital, la búsqueda en un sistema informático es cuestión de segundos.
Ponemos de ejemplo también el caso de un abogado, los documentos que maneja, como sentencias y archivos, mayoritariamente requieren de su consulta inmediata, si cuenta con una gran cantidad de ellos su búsqueda supondrá una pérdida de un tiempo vital para otro cliente, y si cuenta con todos sus documentos digitalizados, la busque da será un trámite que en unos minutos estará gestionado.
Estos dos casos son los más llamativos, pero cualquier empresa que conserve una gran cantidad de archivos se puede beneficiar de la digitalización de expedientes, archivos y documentos de empresa.