Empresa de digitalización de archivos

Digitalización de documentos para empresas

Por causas de la situación sanitaria actual, son muchas las empresas que se han pasado al teletrabajo. Esta decisión no implica solo que el empleado no este físicamente en las oficinas. Esto implica que el empleado necesite acceder a la información de la empresa necesaria para llevar a cabo su trabajo correctamente. Desde Gestió documental queremos contribuir a que este proceso sea más fácil. Ofrecemos la digitalización de facturas, archivos y documentos contables, para que al tener todos los documentos en formato digital el acceso a la información sea mas ágil y efectiva. Le vamos a explicar todas las características de nuestro servicio de digitalización de archivos y documentos contables.

Empiece a digitalizar su negocio hoy

¿Por qué la digitalización de documentos?

Los procesos de digitalización de documentos varían según la industria, no todos los sectores guardan los registros de la misma manera o en el mismo formato. ¡Nuestra amplia experiencia para convertir cualquier tipo de documento en cualquier estilo de formato digital nos hace únicos! Contamos con expertos que entienden su negocio y nos ayudan a convertir los documentos aun archivo digitalizado.

digitalizacion documentos

Principales ventajas digitalización de la información

  • Fácil accesibilidad
  • Reducción de costo
  • Seguridad de datos
  • Productividad incrementada
  • Almacenamiento y recuperación
  • Amigable con el medio ambiente
  • Ventaja competitiva

Servicio de digitalización de libros

La digitalización de libros es esencial para proteger la información crítica del deterioro natural y para la recuperación de desastres. La digitalización también puede ser necesaria para cumplir con las pautas regulatorias de su industria. Los libros archivados electrónicamente duran para siempre y se puede acceder a ellos fácilmente para una variedad de propósitos.

Nuestro personal altamente cualificada cuenta con más de 25 años de experiencia en digitalización, Gestió Documental se especializa en el escaneo de libros y el servicio de escaneo de documentos de gran formato para todos los tipos y tamaños. Tenemos la capacidad de escanear miles de páginas por día, lo que garantiza que recibirá sus libros digitalizados de manera oportuna y con la resolución adecuada. Por lo general, imprimimos libros escaneados en archivos PDF utilizando tecnología OCR, por lo que cada libro electrónico se puede buscar por completo en texto. También podemos marcar e indexar capítulos o secciones para que pueda acceder fácilmente a la información que necesita rápidamente. 

Métodos de escaneo de libros

Utilizamos una variedad de escáneres y métodos diferentes para escanear libros según las necesidades de cada cliente. Para capturar imágenes en color o en escala de grises de la más alta calidad.

Los libros encuadernados que deben mantenerse intactos son escaneados en equipos especializados de escaneo de libros no destructivos por técnicos de archivo capacitados. Los libros se colocan cuidadosamente en soportes en forma de V y se aplanan mientras una cámara de alta calidad captura cada imagen desde arriba.

Digitalización de libros con soluciones fluidas

  • Transforme sus libros en archivos PDF en los que se puedan realizar búsquedas mediante la tecnología OCR
  • Imágenes de alta resolución, color de 24 bits o en escala de grises a TIFF, JPEG o PDF
  • Escaneo boca arriba para permitir un paso de página rápido con un mínimo de estrés en las encuadernaciones
  • Corrección automática de líneas de texto curvas, sombreado y compresión de texto debido a encuadernaciones de libros
  • Control de calidad del 100% para cada imagen para garantizar el libro electrónico de la más alta calidad.  

¿Que tipo de libros podemos digitalizar?

  • Cuadernos de laboratorio
  • Libros de contabilidad
  • Libros de escrituras
  • Manuales técnicos
  • Cuadernos de investigación
  • Libros de texto
  • Biblias
  • Textos históricos
  • Signos vitales
  • Transcripciones
  • Anuarios
  • Publicaciones periódicas
  • Álbumes de recortes
  • Catálogos
  • Libros raros o frágiles
  • Revistas

¿Por qué Gestió documental destaca entre las empresas de digitalización de documentos?

Dentro de las diferentes empresas de digitalización, somos especialistas en la agilización del proceso de digitalización, de forma que la empresa y su funcionamiento cobra prioridad. Una vez concluido el proceso de digitalización, el cliente recibe todo el sistema de documentos de la empresa digitalizado.

Además, la digitalización de todos tipo de documentos permite la conversión de archivos a PDF generados con dispositivos multifuncionales a archivos PDF con opción de búsqueda y / o con la posibilidad de modificación con la conversión a formatos de edición abierta.

Proceso para digitalización de facturas

Existen diferentes empresas que por su volumen de documentos o por la naturaleza de la información a consultar, salen beneficiados con este proceso.

Tomamos como ejemplo una gran empresa que cuenta con miles de facturas en formato papel. En el momento que un cliente solicite una factura de hace dos años, por temas jurídicos, va a surgir un problema tanto en la búsqueda de la documentación como en la entrega. En cambio, si contamos con esa factura en formato digital, la búsqueda en un sistema informático es cuestión de segundos.

Ponemos de ejemplo también el caso de un abogado, los documentos que maneja, como sentencias y archivos, mayoritariamente requieren de su consulta inmediata, si cuenta con una gran cantidad de ellos su búsqueda supondrá una pérdida de un tiempo vital para otro cliente, y si cuenta con todos sus documentos digitalizados, la busque da será un trámite que en unos minutos estará gestionado.

Estos dos casos son los más llamativos, pero cualquier empresa que conserve una gran cantidad de archivos se puede beneficiar de la digitalización de expedientes, archivos y documentos de empresa.

Servicio digitalización documentos

¿Qué beneficios tiene la digitalización de documentos para empresas?

  • Mejora la experiencia y productividad

Evidentemente, la digitalización permite agilizar los procesos laborales comunes, de esta forma las decisiones y procesos de la empresa se realizan de forma rápida, aumentando el nivel de satisfacción y eficiencia tanto de los clientes como de los trabajadores.

  • Adaptación a los cambios

Nos encontramos ante una etapa donde uno de los principales protagonistas es el cambio constante. Con la aplicación de la digitalización las empresas mejoran su capacidad de respuesta ante estos constantes e impredecibles cambios, permitiendo la adaptación rápida de la empresa ante cualquier situación.

  • Imagen y reputación

La digitalización de una empresa mejora su imagen y reputación, sobre todo online. Permitiendo que tanto los clientes como los profesionales valoren la importancia del proceso.

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¿Qué necesito para Digitalizar un documento?

  • Disponer del texto dentro del documento digitalizado permite búsquedas en profundidad y las correcciones oportunas para su uso con tecnología de asistencia.
  • El escaneo, la conversión y la remedición de datos electrónicos en formatos accesibles ayudan a mantener el cumplimiento de las regulaciones de Accesibilidad y de la Sección 508 en lo que respecta a documentos e información electrónicos.
  • Permite reutilizar la información contenida en los documentos de forma rápida y sencilla.
  • Los registros electrónicos son legalmente aceptables cuando se gestionan adecuadamente.

Proceso de digitalización para los documentos de su empresa

En Gestó Documental nos encargamos de todo el proceso, desde la recogida de su archivo, hasta la digitalización del mismo, según el orden inicial del cliente. Si quiere toda la información sobre como se digitaliza un documento sigua leyendo y se lo explicamos.

Recopilación de toda la información

Primero un técnico especializado se pone en contacto con el cliente para que le indique o proporcione todos los archivos para pasar a formato digital.

Escaneo de  la documentos

Gracias a nuestro escaner de documentos masivo, la transformacional de la información a formato digital se hace de manera totalmente segura y eficaz.

Almacenamiento y entrega de la información

 El cliente puede elegir que la información digitalizada se le entregue en formato físico. 

  • En nuestros servidores garantizando en todo momento la seguridad y confidencialidad de la información.
  • En los servidores del cliente.
  • En soportes electrónicos (CD, DVD, discos duros, USB).

Tipos de escaneo de documentos disponibles

  1. Escaneo masivo. 

    Los escáneres de alta calidad escanean grandes cantidades de documentos de una vez. No es necesario manejar cada papel individualmente. El lapso de tiempo del escaneo se acorta efectivamente.
  2. Escaneo de gran formato. 

    Cuando el tamaño del documento físico es grande, como 54 x 72 pulgadas, se usa un escáner grande para capturar imágenes de calidad superior. Puede especificar el color, el tamaño, la resolución y el tipo de archivo de los documentos escaneados. Ejemplos de tales archivos incluyen carteles, mapas y planos arquitectónicos. 
  3. Escaneo de microfichas y microfilmes. 

    Los datos almacenados en cintas y microfilmes se pueden convertir en archivos digitales indexables con este tipo de escaneo. Compartir, almacenar, acceder y recuperar archivos digitales se vuelve más fácil.
  4. Escaneo externo e in situ. 

    En el escaneo fuera del sitio, el proveedor de servicios escanea los documentos en su propia ubicación. En cambio, si los documentos pueden dañarse en el transporte, por ser muy delicados la mejor opción es la digitalización in situ. Las posibilidades de que los documentos se extravíen o pierdan durante el transporte se eliminan en el escaneo in situ. Una persona autorizada puede ver todo el proceso para evitar cualquier robo de información. Sin embargo, el escaneo en el sitio puede ser más lento y costoso en comparación con el fuera del sitio.

Soluciones para la Digitalización de Facturas

Digitalizar facturas puede aportar, como la digitalización del resto de documentos, una mayor facilidad de gestión en la administración de su empresa.

El proceso es básicamente el mismo que para la digitalización del resto de documentos.

digitalizar facturas

¿Qué hacer una vez digitalizados todos los documentos?

digitalización de documentos de archivo

Una vez nuestro trabajo concluya y se le entregue la información digital requerida, el cliente tiene la opción de solicitar nuestro servicio de custodia de documentos o la destrucción de documentos por completo. También puede guardar lo que considere importante que quiera conservar en formato papel. 

Otros servicios para digitalizar sus documentos

Servicio de digitalización de planos

También disponemos de equipos de gran tamaño para la digitalización de planos, que normalmente tienen un formato suprior al A4 que es mas común.

Consultas y archivos

En Gestió Documental nos encargaremos de regular el acceso a las instalaciones de cómputo, a los archivos, los datos y los procesos o servicios del sistema por parte de usuarios. Así, estableceremos un nivel y tipo de acceso especifico a las necesidades del cliente.

¿Cuánto se cobra por escanear un documento? Consúltenos

Son muchas las empresas que ofrecen este servicio, pero dentro de todas las empresas de digitalización de archivos Gestió  documental es la que ofrece mejores servicios.

¿Quiere más información? No dude en contactar con nosotros.
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