En la actualidad, la facturación sigue siendo un proceso mayoritariamente manual. Algunos lo llaman el «talón de Aquiles» de las finanzas, que está tratando desesperadamente de mantenerse al día con la transformación digital de las empresas.

La digitalización ofrece a las empresas una nueva solución para manejar y hacerse cargo de los procesos vinculados a la facturación. Las ventajas de la digitalización son muchas, pero también es muy importante que se proporcione el software adecuado para aprovecharlo al máximo y disfrutar de todos los beneficios. Céntrate en la digitalización, su principio, sus ventajas y todo lo que hay que tener en cuenta antes de empezar.

Facturación digital: gestión, seguimiento y digitalización de facturas

Concretamente, la digitalización le permite deshacerse de una carga y liberarse del papeleo dentro de la empresa. Se refiere tanto a los archivos como a los documentos que se generan y crean a diario dentro de una empresa: correspondencia, archivos de pago, facturas, etc.

Beneficios de las facturas en formato digital

  • Ahorro de dinero:  con la digitalización de documentos, las organizaciones disfrutan de ahorros concretos y sustanciales, porque ya no tienen que hacer un uso extensivo de tinta y papel, etc. Todos los costos relacionados con la impresión, procesamiento y envío de correo disminuyen drásticamente o incluso desaparecen.
  • Productividad de los empleados: los  empleados que anteriormente estaban a cargo de administrar, crear y producir documentos en papel pueden ser redirigidos a actividades que brinden un valor agregado genuino para la empresa y promuevan su negocio principal.
  • Ahorro de tiempo: la  digitalización simplifica y también reduce considerablemente el tiempo dedicado a procesar datos y reingresar datos. En varios segundos, utilizando aplicaciones profesionales o un ERP, los empleados tienen acceso a información y / o documentos archivados y pueden hacer anotaciones según sea necesario.
  • Monitoreo de documentos:  Se centraliza toda la información de los documentos estratégicos y centrales, y también se monitorea el estado de procesamiento de los documentos, con una mejor trazabilidad y un nivel reducido de errores que ocurren a menudo y son generalizados cuando una empresa recurre a documentos en papel.
  • Imagen moderna de la empresa:  con fenómenos digitales que afectan a todos los sectores de actividad, la digitalización permite a las empresas proyectar a su clientela una imagen de empresa moderna, eficiente y capaz de adaptarse a las últimas tecnologías.
  • Medio ambiente: la  eliminación del papel refuerza el compromiso social y medioambiental de la empresa y encaja bien con una lógica de promoción del desarrollo sostenible en el nivel adecuado.

Facturación electrónica: para optimizar la gestión de la facturación

Más concretamente, la digitalización le permite gestionar la facturación de una forma más relevante. Más que digitalizar, archivar o almacenar facturas, le permitirá poner en marcha una estrategia de facturación para emitir, enviar en línea y procesar automáticamente sus facturas a los clientes. También podría optar por buscar una empresa de custodia de documentos

Hoy en día, las soluciones ERP y de gestión financiera le permiten gestionar la facturación electrónica a través de módulos de facturación. Gestió documental le proporciona con este módulo de facturación. En concreto, a través de este módulo el usuario puede:

  • Genere facturas en formato pdf.
  • Ponga en la factura un certificado y firma electrónica para autenticar el documento;
  • Enviar un enlace al destinatario para que pueda descargar su factura (si no se descarga la factura, se envía automáticamente un recordatorio al destinatario)

Entonces, ¿qué es exactamente una factura?

La definición de factura es una lista con fecha y dirección de bienes o servicios, que incluye información como el monto total y los impuestos.

Muchas empresas siguen utilizando facturas en papel y esto genera una serie de problemas, como esfuerzo de procesamiento, errores, etc.

Además, las facturas en papel pueden archivarse incorrectamente, perderse o desvanecerse, y cada año, el personal necesita dedicar tiempo a revisar documentos antiguos para realizar auditorías.

Factura digitalizada vs electrónica

Es importante tener en cuenta que las facturas digitalizadas no son lo mismo que las facturas electrónicas.

Con respecto a este tema, muchas fuentes en línea han creado cierta confusión en torno al significado correcto de los distintos tipos de facturas, a pesar de que son fundamentalmente diferentes.

La fuente de una factura digitalizada podría ser una copia escaneada o una imagen de una factura en papel o una copia en PDF de una factura. El proceso de digitalización extrae los datos relevantes de estas facturas y produce una factura digitalizada. Se trata esencialmente de una forma estructurada de datos de facturas que se puede utilizar fácilmente para su procesamiento.

Una factura electrónica es una factura que se emite, recibe y procesa electrónicamente. Por lo general, contiene datos del proveedor en un formato estructurado que el sistema financiero del comprador puede reconocer automáticamente.

La diferencia clave se ve en el punto de origen de la factura. La factura electrónica es un conjunto de datos estructurados listos para su procesamiento desde el principio. La factura digitalizada comienza como una factura en papel escaneada, fotografiada o en formato PDF. 

Hoy en día, sigue siendo una práctica común que en todas las industrias, empresas de todos los tamaños envíen facturas en papel y lleven mucho tiempo a cabo la contabilidad.

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