Es importante tener en cuenta que la empresa a la cual le vamos a confiar nuestros archivos sea una empresa especializada, con instalaciones adecuadas para el correcto mantenimiento y conservación de la documentación.
La empresa que contratemos tiene que cumplir con todas las medidas de protección y conservación para la custodia de documentación:
Los empleados con autorización podrán consultar de forma rápida todos o parte de los documentos archivados en nuestras instalaciones. De la misma forma, puede solicitar el envío de los archivos a la dirección requerida.
En ocasiones, haber guardado con anterioridad toda la documentación en oficinas y despachos puede llegar a provocar el deterioro de los archivos en formato papel. Para solventarlo, valoramos junto con el cliente la realización de un tratamiento de expurgo con el fin de conservar la documentación realmente relevante. Permitiendo un uso cuidadoso y eficiente de la información.
El acceso a nuestras instalaciones es totalmente seguro, accediendo a las instalaciones únicamente personas autorizadas. Además, previamente se firma un contrato de confidencialidad que ofrece seguridad a la entidad o empresa que contrata nuestros servicios.
Contamos con certificados ISO que garantizan la calidad de nuestro trabajo
Al contratar nuestros servicios nos comprometemos con un contrato de confidencialidad
ARCHIVOS: Conjunto de documentos organizados y categorizados, todos registrados con un nombre único para su correcta organización y clasificación.
DIRECTORIO: Es una unidad de almacenamiento. Todos han de tener una relación. También podrán contener subcarpetas para una mejor optimización.
CAMPO: Es un elemento informacional con valor, longitud y nombre fijo.
REGISTRO: Es un conjunto de campos relacionados entre ellos por categorías.
BASE DE DATOS: Son el conjunto de datos registrados y almacenados de forma sistemática.
En Gestión documental, fijamos y determinamos cuáles son los mejores métodos para facilitar el acceso a los documentos (tanto física como digitalmente), así como los mejores mecanismos y herramientas para la conservación de la documentación.
Actuamos de forma rápida y eficiente por lo que respecta a la transferencia y la recuperación de la documentación.
Seguimos criterios de control de calidad de todos aquellos procesos establecidos para ofrecer un servicio óptimo, permitiendo que toda la documentación tratada pueda ser usada y consultada de manera excelente.
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