Actualmente nos encontramos que muchas empresas dedicadas al almacenaje, empiezan a extender sus servicios a la custodia de archivos.
Gestión de documentos
A la hora de externalizar la documentación de una empresa, hay que tener en cuenta a quien se contrata y que condiciones ofrecen.
Primero vamos a ver que es exactamente en que consiste la gestión de archivos y como puede ayudarle que este proceso lo lleve a cabo una empresa externa.
Importancia de la gestión de archivo
Lo importante a tener en cuenta es que la empresa a la que vamos a confiar nuestros archivos, sea una empresa especialista, con instalaciones adecuadas para el correcto mantenimiento y conservación de la documentación.
Nuestra empresa externa debe almacenar única y exclusivamente documentación, no podemos contratar una empresa que almacene otro tipo de artículos, ni aun siendo guardamuebles o trasteros individuales, ya que no sabemos que puede haber al lado de nuestro archivo y si puede llegar a afectar el papel.
Infraestructura para gestionar sus archivos
La empresa que contratemos tiene que cumplir con todas las medidas de protección y conservación para la custodia de documentación:
- Sistemas de protección contra incendios
- Sistemas de protección de intrusión o robo
- Sistemas de protección preventiva de agua
- Sistemas de protección preventiva de suministro eléctrico e iluminado.
- Sistemas de protección contra plagas urbanas
- Condiciones climáticas
- Limpieza de instalaciones
Ventajas de tener los archivos bien gestionados
Acceso rápido a la información
Los empleados autorizados, podrán consultar de forma rápida todos o parte de los documentos guardador en nuestras instalaciones. O si lo desea también puede solicitar los archivos gestionados que desee para su envío a la dirección requerida.
Conservación de los documentos
En ocasiones al tener los documentos almacenados en habitaciones de los despachos puede ocasionar deterioro en los archivos en papel. Por eso valoramos con el cliente si es necesario aplicar tratamientos de expurgo para conservar toda aquella documentación realmente relevante. Esto nos permite un uso más cuidadoso y eficiente de la información.
Seguridad de la información
El acceso a nuestras instalaciones es totalmente seguro. Solo podrán acceder a la información personas autorizadas. Y para la seguridad de la entidad o empresa que contrata nuestros servicios, firmamos un contrato de confidencialidad
CERTIFICADOS ISO
Contamos con certificados ISO que garantizan la calidad de nuestro trabajo
Confidencialidad
Al contratar nuestros servicios nos comprometemos con un contrato de confidencialidad
Conceptos básicos en la gestión documental
ARCHIVOS
Conjunto de documentos organizados y categorizados, todos registrados con un nombre único para su correcta organización y clasificación.
DIRECTORIO
Es una unidad de almacenamiento. Todos han de tener una relación. También podrán contener subcarpetas para una mejor optimización.
CAMPO
Es un elemento informacional con valor, longitud y nombre fijo.
REGISTRO
Es un conjunto de campos relacionados entre ellos por categorías.
BASE DE DATOS
Son el conjunto de datos registrados y almacenados de forma sistemática.
El mejor sistema para gestionar sus archivos
También fijamos y determinamos cuáles son los mejores métodos para facilitar el acceso a los documentos (tanto física como digitalmente), así como cuáles son los mejores mecanismos y herramientas para la conservación de la documentación.
Actuamos de forma rápida y eficiente por lo que respecta a la transferencia y la recuperación de la documentación.
Seguimos criterios de control de calidad de todos aquellos procesos establecidos para ofrecer un servicio óptimo y que toda la documentación tratada pueda ser usada y consultada de manera excelente.
