Gestión de documentos
A la hora de externalizar la documentación de una empresa, hay que tener en cuenta a quien se contrata y que condiciones ofrecen
Importancia de la gestión de archivo
Es importante tener en cuenta que la empresa a la cual le vamos a confiar nuestros archivos sea una empresa especializada, con instalaciones adecuadas para el correcto mantenimiento y conservación de la documentación.
Infraestructura de gestión de archivos
La empresa que contratemos tiene que cumplir con todas las medidas de protección y conservación para la custodia de documentación:
- Sistemas de protección contra incendios.
- Sistemas de protección de intrusión o robo.
- Sistemas de protección preventiva de agua.
- Sistemas de protección preventiva de suministro eléctrico e iluminado.
- Sistemas de protección contra plagas urbanas.
- Condiciones climáticas.
- Limpieza de instalaciones.
Ventajas del sistema de gestión de archivos
Acceso rápido a la información
Los empleados con autorización podrán consultar de forma rápida todos o parte de los documentos archivados en nuestras instalaciones. De la misma forma, puede solicitar el envío de los archivos a la dirección requerida.
Conservación de los documentos
En ocasiones, haber guardado con anterioridad toda la documentación en oficinas y despachos puede llegar a provocar el deterioro de los archivos en formato papel. Para solventarlo, valoramos junto con el cliente la realización de un tratamiento de expurgo con el fin de conservar la documentación realmente relevante. Permitiendo un uso cuidadoso y eficiente de la información.
Seguridad de la información
El acceso a nuestras instalaciones es totalmente seguro, accediendo a las instalaciones únicamente personas autorizadas. Además, previamente se firma un contrato de confidencialidad que ofrece seguridad a la entidad o empresa que contrata nuestros servicios.
CERTIFICADOS ISO
Contamos con certificados ISO que garantizan la calidad de nuestro trabajo
Confidencialidad
Al contratar nuestros servicios nos comprometemos con un contrato de confidencialidad
Conceptos básicos en la gestión documental
ARCHIVOS: Conjunto de documentos organizados y categorizados, todos registrados con un nombre único para su correcta organización y clasificación.
DIRECTORIO: Es una unidad de almacenamiento. Todos han de tener una relación. También podrán contener subcarpetas para una mejor optimización.
CAMPO: Es un elemento informacional con valor, longitud y nombre fijo.
REGISTRO: Es un conjunto de campos relacionados entre ellos por categorías.
BASE DE DATOS: Son el conjunto de datos registrados y almacenados de forma sistemática.
El mejor sistema para gestionar sus archivos
En Gestión documental, fijamos y determinamos cuáles son los mejores métodos para facilitar el acceso a los documentos (tanto física como digitalmente), así como los mejores mecanismos y herramientas para la conservación de la documentación.
Actuamos de forma rápida y eficiente por lo que respecta a la transferencia y la recuperación de la documentación.
Seguimos criterios de control de calidad de todos aquellos procesos establecidos para ofrecer un servicio óptimo, permitiendo que toda la documentación tratada pueda ser usada y consultada de manera excelente.
