Muchas empresas pueden caer en la creencia de que una vez que han digitalizado un documento, ya no es necesario conservar la versión física original. Sin embargo, es fundamental comprender que la digitalización no debe ser vista como un sustituto para la conservación de los documentos en papel. A continuación, explicaremos por qué es crucial mantener los documentos originales incluso después de su digitalización:
La digitalización como soporte eficiente, no como reemplazo de los documentos originales
Evidencia y respaldo
Los documentos originales son pruebas tangibles de las acciones y transacciones realizadas por la empresa. En caso de auditorías o disputas legales, estos documentos son esenciales para demostrar la legalidad y legitimidad de las operaciones comerciales.
Autenticidad y prevención de falsificaciones:
Los documentos en papel con firmas manuscritas, sellos y marcas específicas poseen un nivel de autenticidad que se pierde con la digitalización. Mantener los documentos originales ayuda a evitar la posibilidad de falsificaciones y garantiza la validez de la información registrada en ellos.
Cumplimiento normativo
La digitalización no implica que los documentos físicos puedan ser eliminados sin más. Las regulaciones y las Tablas de Retención Documental definen los tiempos y requisitos para la conservación de documentos, lo que lleva a que las empresas acumulen archivos en papel durante ciertos periodos
Claridad y organización de la información
La correcta gestión documental implica identificar qué documentos deben conservarse físicamente y cuáles pueden ser eliminados de acuerdo con la normativa. Esto permite mantener un orden claro en la información y facilita el acceso y consulta de los documentos digitales y físicos.
