La custodia documental representa un desafío significativo para las empresas, ya que implica el resguardo y almacenamiento seguro de toda su información, asegurando su integridad.
En todas las empresas, sin importar su sector, se generan a diario numerosos archivos de gran valor debido a su contenido. Por esta razón, es esencial contar con un servicio de custodia de documentos seguro y protegido, proporcionado por empresas especializadas capaces de organizar y categorizar cada documento.
Es importante recordar que cierta información, debido a su alto valor histórico, económico e incluso sentimental, no puede archivarse en cualquier lugar, sino que debe mantenerse en un entorno protegido, accesible y especialmente a prueba de diferentes tipos de desastres.
Por esta razón, contar con un servicio de custodia documental profesional es una necesidad. Un dato relevante es que sin este servicio, una empresa puede destinar hasta el 20% de su jornada laboral a gestionar documentos, lo que puede resultar en una pérdida significativa de productividad.
La gestión y custodia de documentos se define como un proceso cuya principal función es almacenar, organizar, proteger y conservar documentos, tanto físicos como digitales, en cumplimiento de la legislación vigente.
La información es trasladada desde la empresa hasta el lugar de custodia mediante estrictas medidas de vigilancia y confidencialidad, donde se almacena en instalaciones adecuadas.
¿Por qué contratar un servicio de custodia documental?
Los motivos para contar con el respaldo de una empresa de custodia documental son numerosos. A continuación, resumimos los más destacados:
Ahorro de costos en almacenamiento
Las oficinas ya no necesitan ser depósitos de cientos de documentos, lo que permite utilizar ese espacio para tareas más productivas desde el punto de vista económico. Además, un servicio de custodia documental externo suele ser más económico que mantener documentos en las propias oficinas.
Mayor seguridad
La protección está garantizada gracias a la gestión y custodia profesional, que cuenta con los recursos necesarios y las mejores instalaciones. Cada documento se almacena en estanterías adecuadas y se protege con tecnología de detección, extinción de incendios y antirrobo de última generación.
Mejor acceso
Los documentos se gestionan con acceso ágil y eficiente, con un estricto control de acceso. Olvídate de pérdidas o búsquedas interminables.
Mayor productividad
Una empresa es más rentable y eficiente cuando está bien organizada, lo que se traduce en una mayor velocidad en todas las tareas laborales.
Conclusiones
En resumen, contar con una empresa de custodia documental es esencial para garantizar la seguridad y accesibilidad de la información confidencial de tu empresa. Las instalaciones de custodia documental están diseñadas para proteger los documentos de posibles robos o desastres como inundaciones o incendios, brindando tranquilidad a las empresas. Confía en expertos del sector para el resguardo y almacenamiento de la información confidencial de tu empresa.
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