Los mapas documentales han pasado de ser herramientas útiles en la localización de la información a herramientas indispensables dada la ingente cantidad de archivos que se pueden generar en una empresa o institución.
Gestión documental orientada a procesos
Las nuevas necesidades de gestión de la documentación, con información recopilada en múltiples formatos y protegida por novedosas leyes, hacen que las empresas deban esforzarse por optimizar el almacenamiento y disposición de los archivos.
No se trata simplemente de catalogar los documentos y dibujar dónde se encuentran. Además se precisa de información sobre el nivel de privacidad de los datos contenidos, personas relacionadas, medios de lectura, procesamiento… Y todo eso se resume en los mapas documentales. Instrumentos operacionales regidos en la norma ISO 26122.
Qué información incluye y cómo se estructura
Para que un mapa documental sea útil de cara a la organización de archivos e información en general debe contener una serie de datos básicos:
Una lista de los archivos recopilados.
* El autor, función o actividad que genera cada documento.
* El soporte en el que se encuentra.
* Los períodos de guardia y custodia de la información.
* El grado de restricción de acceso y personas autorizadas.
* Una representación gráfica y cromática de los documentos recopilados.
Pero además debe tener una estructura que represente de forma clara la localización de los archivos. No hay que olvidar que se trata de una herramienta de ayuda, no de una obligación que genere más trabajo y poca rentabilidad.
Siempre que se decida optimizar la gestión documental para atender la demanda de información recopilada se ha de priorizar el sistema para que se amolde a las características y necesidades de la empresa.
Cuándo utilizar un mapa documental
Partiendo del hecho de que los mapas documentales no pueden ser obstáculos en la gestión de la información, sino herramientas optimizadas para proteger los intereses de la empresa, definir cuándo se deben utilizar depende de varios aspectos.
Estas herramientas se configuran y elaboran para responder a las necesidades de cada institución: la catalogación de la información, los documentos vitales, los intereses a proteger.
Con todo, se puede establecer la necesidad de contar con un mapa en el momento en que existen documentos que por su valía deben ser custodiados y su contenido no puede conocerse por cualquier persona. Desde ese momento el mapa va a establecer qué se puede consultar y quienes lo pueden hacer.
Funciones del mapa documentales
La funcionalidad de los mapas documentales está definida por la propia necesidad de elaborarlos. No dejamos de contemplar su utilidad como una herramienta de gestión, y desde ese punto de vista nos va a aportar una serie de beneficios (destacando el ahorro de tiempo y dinero).
Básicamente sus funciones son:
* Velar por la integridad de los documentos y datos contenidos.
* Facilitar la localización.
* Establecer la accesibilidad.
* Presentar de forma clara la información almacenada.
