Las empresas manejan una variedad de documentos, desde nóminas y contratos hasta facturas y albaranes, lo que hace que la gestión documental sea una parte fundamental de su día a día. La firma electrónica se presenta como una solución para agilizar estos procesos. Este artículo te guiará a través del concepto de firma digital, la firma en documentos PDF, las diferencias entre la firma digital y electrónica, y cómo obtener fácilmente tu firma electrónica para archivos digitales con Docunecta.
¿Qué es la Firma en PDF?
La firma en PDF implica la firma de documentos en formato digital, específicamente en PDF. Puede ser una firma digital convencional (realizada con un bolígrafo electrónico o una firma escaneada) o una firma cualificada (acompañada de un documento de autorización vinculado a un certificado cualificado). La firma en PDF no requiere necesariamente un certificado digital.
Entonces, ¿cómo puede beneficiarte la firma digital en términos de eficiencia en la gestión de trámites?
Firma en Papel vs. Firma en Documentos Electrónicos: Una Breve Comparación
Independientemente del tipo de negocio, es probable que hayas lidiado con procesos burocráticos en papel. Sin embargo, la transformación digital ha llevado a un cambio fundamental en la dinámica de las empresas. Esta transformación, marcada por tecnologías como la inteligencia artificial, la computación en la nube y el Internet de las Cosas (IoT), ha introducido una tecnología que aumenta la productividad y agiliza los procesos internos: las firmas electrónicas.
Las firmas electrónicas abarcan diversas autenticaciones, como firmas biométricas, remotas, centralizadas, digitalizadas, certificados digitales, entre otras. No obstante, es importante distinguir una simple firma garabateada en un documento de Word o Excel de un certificado digital emitido por una autoridad gubernamental.
El certificado digital está vinculado al DNI, es inalterable y tiene validez absoluta. Este certificado identifica a las personas en línea ante diversas entidades oficiales. Por ejemplo, si posees un DNI electrónico, puedes utilizarlo para realizar trámites en la sede de la Seguridad Social.
En resumen, el certificado digital es un documento digital que autentica a las personas en línea. Está compuesto por datos de identificación autenticados por la Seguridad Social o Hacienda. Esto permite firmar documentos electrónicamente de manera rápida, sencilla y segura.
La firma electrónica se ha convertido en la alternativa digital a la firma manuscrita en papel, representando la autenticidad y utilizando factores informáticos para el consentimiento.
Diferencias entre Firma Electrónica y Firma Digital
A menudo, las personas confunden estos dos tipos de firma. A continuación, resumimos sus diferencias para aclarar cualquier confusión:
Concepto: La firma electrónica posee un respaldo legal, otorgándole validez jurídica, mientras que la firma digital implica una serie de métodos y algoritmos criptográficos. La firma digital en PDF generalmente requiere un certificado válido instalado en el navegador.
Naturaleza: La firma electrónica es de naturaleza legal, respaldada por un marco normativo, mientras que la firma digital tiene una naturaleza tecnológica y cibernética. A pesar de su validez legal, su función principal es cifrar datos para mejorar la seguridad.
Requisitos: La firma electrónica debe ser creada con datos bajo control exclusivo del firmante, debe estar vinculada a los datos firmados para detectar modificaciones y garantizar la integridad de los documentos. La firma digital implica una implementación técnica a través de algoritmos criptográficos, requiere validez, seguridad y la identificación del emisor, además de certificar la integridad del documento.
Métodos: La firma electrónica usa métodos convencionales, como el correo o la autenticación de varios factores, para autenticar la identidad del firmante. La firma digital utiliza métodos más complejos basados en certificados.
Seguridad: La firma electrónica verifica la autenticidad de un documento y es equivalente a la firma manuscrita, mientras que la firma digital protege la integridad del documento, pero no es equivalente a una firma en papel.
Usos Empresariales de la Firma Digital
La firma de documentos electrónicos es una práctica que acelera significativamente los procesos administrativos y de negocio en diversos sectores. A continuación, se presentan ejemplos ilustrativos de su aplicación:
Departamento de Recursos Humanos: La firma en PDF simplifica la gestión de ofertas de empleo, contratos laborales, solicitudes de vacaciones, y otros documentos relacionados con recursos humanos. Además, en muchos casos, involucra a otros departamentos en un proceso, lo que hace que la firma digital sea una solución para evitar retrasos o interrupciones.
Departamento Financiero: Este departamento lidia a diario con múltiples tareas financieras, como facturación, presupuestos, inventarios y previsiones de gastos. La firma digital agiliza estos trámites, ya que se puede completar en pocos clics, lo que es especialmente útil dada la naturaleza delicada de estas operaciones, que a menudo involucran a múltiples personas.
Departamento Directivo: A medida que ascendemos en la jerarquía empresarial, aumentan las responsabilidades y la carga de trabajo. Los altos ejecutivos, como los CEOs, deben firmar una gran cantidad de documentos diariamente. Por lo tanto, la firma en PDF resulta extremadamente beneficiosa para ellos al agilizar este proceso.
En Sectores Empresariales Específicos:
- Sector Inmobiliario: La firma digital agiliza la formalización de contratos de reserva, alquiler o compraventa de propiedades, lo que beneficia notablemente a este sector.
- Sector Legal y Administrativo: Numerosos procedimientos, como la presentación de cuentas anuales, la facturación de honorarios y los trámites de ERTEs, se pueden acelerar mediante la firma en PDF.
- Sector Comercial: En el sector comercial, la firma digital es esencial para la prestación de servicios y la definición de las condiciones generales de contratación, mejorando considerablemente la eficiencia de estos procesos.
La firma digital se basa en procedimientos matemáticos complejos que vinculan automáticamente el documento firmado con los datos del firmante, lo que permite que otras partes reconozcan su identidad y se aseguren de que el contenido del documento no ha sido alterado.
Ventajas de Firmar Documentos Digitalmente en PDF
Mayor Agilidad en los Trámites: La firma en PDF simplifica los flujos de trabajo que requieren la firma de documentos, reduciendo las tareas relacionadas con el transporte, almacenamiento y distribución de documentos.
Aumento de la Seguridad: Los documentos PDF con firma digital son inalterables, a diferencia de los documentos en papel. Los sistemas de firma digital confirman la confidencialidad de los documentos.
Incremento de la Productividad: La gestión de documentos en papel requiere tiempo, que se puede invertir en tareas más productivas y ágiles para el negocio.
Sencillez: Firmar documentos en PDF es un proceso rápido, fácil y sencillo.
Mejora de la Experiencia del Cliente: La firma digital permite a los clientes firmar documentos desde cualquier ubicación, lo que mejora su experiencia y comodidad en la interacción con la empresa.
Ahorro de Costos: Al eliminar los costos asociados con documentos en papel, como papel, tinta y equipos de impresión, la firma digital puede generar ahorros significativos, con la posibilidad de reducir los costos hasta un 80% por documento gestionado.
Tipos de firma
Firma Biométrica: Este tipo de firma implica la captura de la firma manuscrita en entornos presenciales. Es especialmente útil para atender al público en la oficina o en desplazamientos. Sus características incluyen una biometría sólida, firma digital con OTC (One-Time Code) o sello cualificado, compatibilidad con tablets comunes (Android, iOS, Windows) y la posibilidad de firma offline. La firma biométrica registra datos biométricos como la presión aplicada durante la escritura, la velocidad de la firma y las coordenadas, vinculando de manera única la firma al firmante.
Firma Remota: Este tipo de firma se basa en evidencias y se utiliza en entornos a distancia. Sus características incluyen el uso de múltiples evidencias, como PIN por SMS, geolocalización, IP, y el grafo de la firma, entre otros. Ofrece la opción de firma con certificados cualificados tanto de forma local como remota, en cualquier dispositivo, y una autenticación eID fuerte.
Firma Centralizada: En este caso, la firma se realiza utilizando certificados almacenados en un HSM (Hardware Security Module o módulo de seguridad hardware criptográfico). La firma centralizada es ideal tanto para empleados que trabajan en la oficina como para aquellos que trabajan a distancia. Sus características incluyen la posibilidad de firma cualificada o avanzada con certificados cualificados, firmar por lotes, custodia segura de claves y certificados en HSM, la opción de conectarse a almacenes de certificados de otros proveedores o de la entidad, y es compatible con diversos dispositivos.
Cada tipo de firma se adapta a distintos escenarios y necesidades, ofreciendo una solución integral para la gestión de documentos y firmas en una variedad de contextos empresariales.
Por que firmar un PDF con firma electrónica?
La firma electrónica en PDF no solo cumple con los requisitos legales, sino que también brinda una mayor seguridad y eficiencia en la gestión de documentos. En Docunecta, nos esforzamos por proporcionar soluciones seguras y sencillas para procesos de firma electrónica y verificación de identidad digital. Ayudamos a reducir la dependencia del papel y mejoramos la eficiencia en el entorno de trabajo. Nuestros servicios se adaptan a escenarios tanto presenciales como a distancia, aprovechando tecnologías como la criptografía y la biometría. La firma electrónica es la elección moderna y rentable para firmar y gestionar documentos de manera efectiva.
