Cada día es más frecuente encontrar especialistas en gestión documental incorporados a la administración de la empresa. Se trata de una práctica que intenta dar respuesta a la creciente complejidad existente en un mundo empresarial cada vez más globalizado. Un nuevo horizonte comercial que presenta oportunidades pero también requiere ser más eficiente y competitivo. Gracias al trabajo del documentalista es posible realizar una gestión administrativa de la empresa más diligente.
¿Por qué es conveniente contar con expertos en el tratamiento de la documentación empresarial?
– Incremento de la productividad y reducción de costes empresariales
El trabajo de un documentalista se refleja en una organización más eficiente de los archivos de la empresa, evitando errores documentales, integrando sin duplicar documentos físicos y electrónicos, suprimiendo trámites innecesarios y automatizando otros. De este modo se consigue un almacenamiento de la información más seguro y económico, acortando procesos y aumentado la productividad al disminuir los tiempos y costes de producción.
– Mejora en la accesibilidad y gestión de la información de la empresa
El trabajo de los especialistas en gestión documental permite un acceso más rápido y organizado a la información de la empresa. Para ello los archivos se ordenan y clasifican en base a su naturaleza y materia, permitiendo una fácil localización. Además se establecen roles de acceso para limitar proteger informaciones sensibles y protocolos internos de carácter reservado.
– Protección de los datos sobre clientes y especialista en eliminación de documentos
Salvaguardar la seguridad de la información relativa a clientes en poder de la empresa mediante un tratamiento correcto de ellos, no solo es un deber ético, constituye además una obligación punible en caso de no ser observada, que puede ser castigada con sanciones de hasta 600.000 euros.
A menudo las empresas precisan destruir documentación perteneciente a la base de datos de los clientes por renovación o resultar obsoleta, esta tarea no puede ser realizada de cualquier manera, es aconsejable que sea destruida por especialistas en gestión documental, ya que en el caso de caer en malas manos podría tener consecuencias graves para los clientes y la empresa ser objeto de demanda judicial.
Para evitar este riesgo es común que muchas empresas opten por encargar este trabajo a una empresa especializada, la cual emite un certificado de destrucción de documentación, mediante el cual la empresa puede exonerarse de esta responsabilidad.
– Contar con expertos en administración de documentos es imprescindible para las empresas que practiquen comercio internacional
La presencia de especialistas en gestión documental se hace necesaria en empresas que mantienen actividades en países extranjeros, ya que la actividad de comercio internacional requiere una gestión documental más exigente para operar.
Contar con un equipo de gestores en tratamiento de datos es la clave para gestionar estas operaciones con éxito y evitar contratiempos cumpliendo los requerimientos exigidos en ese ámbito.
– Proyecta una imagen corporativa eficiente
La repercusión de una buena gestión documental no solo es positiva para el funcionamiento interno de la empresa, proyecta además una imagen diligente de la empresa a clientes, proveedores y otras empresas con relaciones comerciales, ya que experimentarán una relación fluida y eficaz. Este prestigio refuerza los vínculos comerciales e imagen de marca.
