De una manera simplificada, el Sistema de Gestión Documental o en inglés Document Management System (DMS), es aquel sistema que una organización emplea para gestionar, compartir y almacenar documentos de manera integrada a sus flujos de trabajo y ajustados a los procesos, reglas de negocio y diferentes conjuntos de metadatos. Es decir, se trata de una forma de organizar los documentos en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.
En Gestió documental ofrecemos diferentes servicios relacionados con el archivo y documentación de la empresa.
Disponemos de un servicio de destrucción de documentos tanto puntual o como de forma periódica, dependiendo de la necesidad de cada empresa.
Además, realizamos la custodia de archivos, con este servicio las empresas ganan en espacio en sus instalaciones, de igual forma tienen acceso a su documentación de forma rápida.
Para finalizar, disponemos del servicio de digitalización, con el cual su archivo estará al alcance de las personas de su organización que tengan acceso, preservando así la seguridad de sus documentos.
En Gestió documental ofrecemos diferentes servicios, relacionados con el archivo y documentación de la empresa.
Tenemos el servicio de destrucción de documentos, puntual o de forma periodica, dependiendo de la necesidad de cada empresa.
También hacemos custodia de archivos, con el que las empresas ganan en espacio en sus instalaciones y tienen acceso a su documentación de forma rápida, a través de las consultas que puedan realizarnos.
Para finalizar disponemos del servicio de digitalización, con el cual su archivo estará al alcance de las personas de su organización que tengan acceso, sin necesidad de ir a buscar el archivo físico y así preservando la seguridad de sus documentos.
En nuestro almacén central podrá acceder a todos sus documentos importantes para su empresa. Podrá consultar, ver o desechar cualquier documento. De esta manera, dejar de perder su valioso tiempo en búsqueda de archivos. Consulte también nuestro servicio de digitalización.
Con nuestro sistema de organización de los documentos podrá tener toda la información sensible organizada para una optimización mas efectiva de los tiempos de búsqueda de archivos.
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Contamos con certificados ISO que garantizan la calidad de nuestro trabajo
Al contratar nuestros servicios nos comprometemos con un contrato de confidencialidad
La gestión documental, son el conjunto de practicas o acciones que se toman para gestionar todo lo relacionado con la documentación de la empresa, referente a los periodos de consevacion de documentos.
Esta actividad, no es nueva. Es casi tan antigua como la escritura. Desde hace siglos que se guardan los documentos importantes. Y como todo ha ido evolucionando. En la actualidad, la era digital, no es diferente y gracias a la tecnología contamos con servicios que facilitan toda la gestión de documentos de una empresa. En la seccion de servicios puede encontrar todo lo relacionado con este tema que en Gestió Documental le podemos ofrecer.
La gestión documental está formada por un conjunto de técnicas que mejoran la administración de la documentación que se genera en una empresa. Desde GESTIÓ DOCUMENTAL le ayudamos a clasificar cualquier tipo de documentos, desde datos contables hasta historiales clínicos, facilitando la selección de la información relevante que se debe mantener, de aquella que se puede desechar.
GESTIÓ DOCUMENTAL es una empresa de gestión documental con sede en Barcelona que cuenta con más de 30 años de experiencia en este ámbito. Ofrecemos 4 servicios básicos:
Todas estas tareas de gestión documental se ejecutan siguiendo los preceptos de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos. Además, todos los servicios de GESTIÓ DOCUMENTAL se desarrollan siguiendo los criterios de racionalización, economía y calidad, buscando siempre responder a las necesidades del cliente, ya sea empresas privadas o instituciones de carácter público.
Certificaciones ISO
Si intentamos simplificar aún más esta definición podríamos decir que un DMS es aquel sistema que automatiza el ciclo de vida de los documentos utilizados por una organización. Los Sistemas de Gestión de Documentos fueron diseñados para ayudar a las organizaciones en la creación y almacenamiento de documentos a través de un repositorio centralizado y ajustados a los diferentes flujos de trabajo de la misma. Y aquí aparecen dos términos importantes para entender este concepto: organización y repositorio.Si intentamos simplificar aún más esta definición podríamos decir que un DMS es aquel sistema que automatiza el ciclo de vida de los documentos utilizados por una organización. Los Sistemas de Gestión de Documentos fueron diseñados para ayudar a las organizaciones en la creación y almacenamiento de documentos a través de un repositorio centralizado y ajustados a los diferentes flujos de trabajo de la misma. Y aquí aparecen dos términos importantes para entender este concepto: organización y repositorio.
Todos los Sistemas de Gestión de Documentos están diseñados para que un usuario miembro de una determinada organización, con los permisos necesarios, pueda crear, modificar, ver y almacenar documentos en un repositorio centralizado e incluso compartirlo con otros miembros de la organización, supervisores o clientes. También se podrán determinar las necesarias restricciones (permisos) para determinar qué usuarios pueden hacer qué cosas con los distintos documentos y en el propio sistema. En la actualidad el 90% de los DMS son soluciones basadas en la nube, lo cual implica que el repositorio se encuentra en un máquina servidora en muchas ocasiones fuera de la propia organización y es accesible a través de protocolos web cuando no simplemente a través de un navegador.
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