La gestión eficiente y certificada de documentos y archivos es de vital importancia para cumplir con las normativas vigentes.
Una vez que los documentos han cumplido su vida útil o su período de utilización administrativa, y previa autorización, se procede a realizar una selección y eliminación de aquellos que han perdido su valor y no poseen relevancia histórica.
Aunque inicialmente pueda parecer que la destrucción de documentos implica perder material importante, es una tarea crucial para el óptimo funcionamiento del sistema de archivos.
El expurgo, o eliminación controlada de documentación, es una labor necesaria para asegurar la eficiencia del conjunto documental, garantizar la excelente conservación de documentos y facilitar el acceso a ellos.
Es esencial valorar, seleccionar y eliminar documentos inservibles en el momento preciso en que dejan de ser valiosos.
Todos los documentos que contengan datos confidenciales o personales y que ya no sean útiles deben ser eliminados siguiendo procedimientos que garanticen la preservación de la información hasta el momento de su destrucción.
La documentación destinada a ser destruida debe estar protegida en todo momento frente a posibles intrusiones externas, almacenada en contenedores seguros que impidan el acceso a la información confidencial.
El expurgo representa la última fase del proceso documental, que abarca todas las acciones técnicas para el control y tratamiento de la documentación, desde su creación hasta su disposición final, ya sea eliminación o conservación permanente.
¿CUÁNTO TIEMPO SE DEBEN CONSERVAR LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS?
La destrucción de documentos, al ser un procedimiento irreversible, debe realizarse de manera segura y regulada.
Una vez transcurridos 10 años desde la fecha de la micrograbación o microcopia, en el caso de documentos públicos, o 5 años en el caso de documentos privados, se puede proceder a la destrucción de los documentos originales.
Sin embargo, los documentos que posean valor histórico o cultural, incluso si han sido micrograbados o microcopiados, no pueden ser destruidos, ya que forman parte de la documentación de la Administración Pública.
Es importante destacar que la destrucción de documentos públicos sin autorización administrativa constituye un delito que puede ser castigado con penas de prisión de hasta 3 años, multas de 7 a 24 meses, e inhabilitación de 3 a 6 años.
La correcta eliminación de documentos, ya sean públicos, de empresas o privados, que contienen información personal, se fundamenta en razones de seguridad, cumplimiento legal y aspectos económicos.
Para llevar a cabo la destrucción de documentos en la administración pública, se requiere la contratación de empresas certificadas en la destrucción de documentos, que ofrezcan servicios confidenciales con todas las garantías de seguridad y privacidad.
