El control documental es un sistema de gestión esencial que garantiza el cumplimiento de directrices y políticas relacionadas con los procesos archivísticos, desde la producción hasta la disposición final de los documentos. Cuando no existe un adecuado control documental en las empresas, pueden surgir una serie de problemas que afectan la eficiencia y la seguridad de la información. A continuación, mencionamos los problemas más comunes asociados a esta situación:
Deficiente acceso a la información
La falta de un sistema estructurado para organizar y almacenar documentos puede dificultar el acceso a la información relevante cuando se necesita. Esto puede ralentizar las operaciones diarias y afectar la toma de decisiones.
Eliminación de documentos
Sin un control adecuado, es posible que se eliminen documentos importantes de manera accidental o inapropiada, lo que puede llevar a la pérdida de datos valiosos y críticos para la empresa.
Impresión excesiva de documentos
La ausencia de un sistema digital de gestión documental puede llevar a la impresión innecesaria de documentos, lo que genera un gasto adicional de recursos y contribuye al impacto ambiental.
Almacenamiento desorganizado en la nube
Si los documentos se almacenan en la nube sin un control adecuado, pueden surgir problemas de desorganización y dificultades para localizar la información específica que se requiere.
Disminución de la capacidad analítica
Sin un sistema que facilite el acceso y análisis de datos, la empresa puede perder la capacidad de obtener información valiosa para la toma de decisiones estratégicas.
Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos
La falta de organización puede llevar a una búsqueda ineficiente y prolongada de documentos, lo que afecta la productividad y la eficiencia del personal.
Ocupación de espacios físicos y virtuales
La falta de control documental puede ocasionar un uso ineficiente del espacio físico y virtual debido al desorden y la acumulación de documentos innecesarios.
Administración por personal no capacitado
: Si la gestión documental recae en personal sin la formación adecuada, puede llevar a errores y malas prácticas en la organización y mantenimiento de los documentos.
Desconocimiento de la normatividad
La falta de control documental puede llevar a la no conformidad con las regulaciones y normativas establecidas, lo que podría acarrear consecuencias legales y financieras.
No uso de nuevas tecnologías
La resistencia o falta de implementación de soluciones tecnológicas para la gestión documental puede impedir la optimización de procesos y la mejora en la eficiencia.
Porque instaurar un buen sistema de gestión documental
Para evitar estos problemas, es crucial implementar un sistema de gestión documental adecuado que se ajuste a las necesidades específicas de cada organización. Esto incluye centralizar la información, utilizar metadatos para una estructura óptima, establecer autorizaciones de acceso, promover flujos de trabajo colaborativos y mantener un control constante de los documentos y sus actualizaciones. Al seguir las directrices establecidas por la Ley General de Archivos, las empresas podrán mantener un adecuado control sobre sus documentos y garantizar la seguridad, integridad y accesibilidad de su información.
